归档文件怎样装订

㈠ 《细则》为何规定归档文件用线装订

这是因为用线装订文件具有以下优点：
1、装订痕迹较平整，不会增加装订处的厚度，有利于文件的装盒。线装无论是车缝还是三孔一线式的装订方法，由于所用的线较细，装订后不会增加装订处的厚度，多份文件堆叠装盒时不会造成一边厚、一边薄的现象。
2、线具有光滑而柔软的特性，使用线装，装订处较为光滑，可以减少或避免文件装盒及档案利用时对文件造成的损伤。
3、整理好的文件由于整理中的失误、到期文件销毁等种种原因，会出现需要二次整理的现象。且随着档案载体的多样化，一些文件需要制作为缩微胶片，或通过计算机扫描制成光盘。为了保证拍摄或扫描质量，需将文件诸页拆开，完成工作后再次装订。归档文件用线装订能较好地满足这些要求。
4、材质可靠，操作简便。线装的材料是线，从古至今长期用在各类书籍、档案的装订上，是经时间检验的可靠的材料。线装所采取的缝纫机车缝的方法，容易掌握。
5、经济实用。缝纫机和线是极具大众化的产品，容易买到且较为经济。
6、便于推广。由于缝纫机属家用品，多数档案人员都熟悉这种装订方法，因此容易推广。

㈡ 档案如何装订

档案装订前，进行分类，然后选择合适的装订工具：如果是长期保存的档案，没有后续的更新，就可选择固定式的装订工具，如果后续有更新，那么装订工具应选择活动式的装订工具，方便后续更新档案。每本装订的档案应建立目录！

㈢ 档案一般用什么方法装订为好

根据《干部档案工作条例》和《干部档案整理工作细则》要求，干部档案鉴定、分类、整理后要打孔装订成卷。装订成卷整齐、美观、不易散失，但在实际工作中存在许多弊端： 一是对档案的损害。现在推荐使用的干部档案装具，须用打孔机打上三个0.6厘米的装订孔，用金属软钉穿扎、固定。由于干部档案是由学生、军人、工人等档案转化而来，多次整理、多次装订，左侧已是千疮百孔，再加上年代久远的纸张薄软，许多已必须经过修补才能装订。 二是不方便档案的整理。干部档案，不同于文书档案，立卷后基本固定不动。干部档案，一人一卷，每年都有年度考核、工资变动、继续教育等人事材料产生，每年都要将人事材料插入相应的类别、相应的位置，都需要拆卷重新装订，工作量较大。 三是不方便档案的利用。干部档案在干部选拔、出国培训、离退休办理、职称评定、福利待遇、政审等方面利用率较高，有时需要提供复印件或原件，也需要拆卷取出单份材料复制，再装订起来。 四是不方便档案的信息化管理。随着办公自动化的推广，信息化进程的推进，干部人事档案信息化管理势在必行，在一个系统内或一定范围内人事档案信息资源共享的机制在逐步建立和完善，干部档案的数字化成为主要的工作任务，而装订成卷无疑不便于扫描等技术处理。 五是不利于档案的安全保密。对于本人或其他组织按规定查阅某份人事材料，由于装订成卷不得不整卷提供利用，难以控制利用者查看、阅读其他人事材料。 六是文书档案的归档整理规则已为干部档案的整理提供了有益的借鉴。从2000年开始，对文书立卷的方法进行了改革，简化整理，深化检索，实行单份文件装订，简单分类，划分保管期限，装盒管理，便于操作，便于掌握，提高了工作效率。 干部档案虽然不整卷装订，但仍然按照干部档案的形成规律、整理原则、分类方法整理。允许选择灵活、方便、科学、安全的装订方式，比如用封套袋、燕尾夹等将不同类别的人事材料相对固定，再装入人事档案盒中，好管、好用，也省时、省力。

㈣ 归档文件整理的整理方法

5.1装订
归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。
5.2分类
归档文件可以采用年度—机构(问题)—保管期限或保管期限—年度—机构(问题)等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。
5.2.1按年度分类
将文件按其形成年度分类。
5.2.2按保管期限分类
将文件按划定的保管期限分类。
5.2.3按机构(问题)分类
将文件按其形成或承办机构(问题)分类(本项可以视情况予以取舍)。
5.3排列
归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
5.4编号
归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构(问题)等选择项(见图A1。图中“*”号栏为选择项，不选用时无须设置。以下同)
5.4.1全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。
5.4.2年度；文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如1978。
5.4.3保管期限：归档文件保管期限的简称或代码。
5.4.4件号：文件的排列顺序号。
件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件与的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始标注。馆编件号按进馆要求标注。
5.4.5机构(问题)：作为分类方案类目的机构(问题)名称或规范化简称。
5.5编目
归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。
5.5.1归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录设件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目(见图A2)。
5.5.1.1件号：填写室编件号。
5.5.1.2责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。
5.5.1.3文号：文件的发文字号。
5.5.1.4题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“〔〕”号。
5.5.1.5日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如19990909。
5.5.1.6页数：每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页，。
5.5.1.7备注：注释文件需说明的情况。
5.5.2归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A?4型(长×宽297mm×210mm)。
5.5.3归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构(问题)等项目(见图A3)。其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。
5.6装盒
将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。
5.6.1档案盒
5.6.1.1档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm×220mm(长×宽)，盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm等(见图A4a)。
5.6.1.2档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构(问题)等选择项(见图A4b、图A4c)其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文的件号，中间用“—”号连接；盒号即档盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。
5.6.1.3档案盒应采用无酸纸制作。
5.6.2备考表
备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。
5.6.2.1盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
5.6.2.2整理人：负责整理归档文件的人员姓名。
5.6.2.3检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。
5.6.2.4日期：归档文件整理完毕的日期。

㈤ 归档文件整理的整理原则

日常文件归档的基本原则是：及时归档，文件齐全、完整，分类准确。

整理方法：

1、装订：

归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。

2、分类：

归档文件可以采用年度－机构（问题）－保管期限或保管期限－年度－机构（问题）等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。

(5)归档文件怎样装订扩展阅读：

机关文件材料不归档范围是：

（一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；

（二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿；无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；

（三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；

（四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

㈥ 公文归档的方法

当然是根据国家标准好，这都是经过实践证明且轻质有效，统一使用的方法，不过我先给您一份我写的，后面附上国家标准，祝成功，

文件、记录归档的有关规定
1. 目的
规范公司文件、资料的管理，确保公司资料完整，便于查找。
2. 适用范围
记录、证书、证件、技术资料、公司文件及综合类文件
3. 管理程序
3.1. 保管
3.1.1. 记录的保管方法
3.1.1.1. 按记录的编号归类存放，能成册的按月整理成册，按年装订成卷，例如:信息反馈单、电话记录、领料单等。
3.1.1.2. 涉及同一项目的有关记录按项目成套保管，项目结束时，每个项目单独装订成册，按年装订成卷。例如:ZHHK-JL/04的管理评审系列记录、ZHHK-JL/06的质量计划系列记录及ZHHK-JL/08的项目建议书一直到ZHHK-JL/11的设计和开发更改通知单等。
3.1.1.3. 除文件控制清单、记录控制清单在文件换版时组卷外，其余记 录按月整理，按年装订成卷。
3.1.2. 证书、证件类文件的保管
综合部负责将各类证书、证件登记编号；属于个人的证书，复印留底后，归还个人保管；属于公司的证书由综合部统一保管。
3.1.3. 技术资料的保管
技术材料，从立项开始，直至成果推广应用各阶段形成的文件材料，使用后交到综合部保管，待成果推广后，将所有材料装订成卷。
3.1.4. 综合类文件的保管
将有一定相关性的文件整理在一起，随时将文件归到相应的类别，年底按类别装订成卷。
3.1.5. 公司文件的保管
公司文件发布后要在综合部登记备案，年底按文件编号的顺序装订成卷。 有保存价值的通知按公司文件处理，附在公司文件后面，按发布的日期排列装订。
3.2. 组卷要求
3.2.1.卷内要有目录
3.2.2.卷要有编号
编号规则:xx--xxx

文件类别代号:记录 —— JL
证书、证件类文件 —— 证
技术资料 —— JS
综合类文件 —— ZH
公司文件 —— GS
3.2.3. 证书、证件类文件因经常使用，所以不用组卷，但要有目录。证书、证件 单独编号。

附上国家标准:

中华人民共和国档案行业标准

归档文件整理规则

DA/T22-2000 中华人民共和国国家档案局2000-12-06批准 2001-01-01实施

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1 范围

本标准规定了归档文件整理的原则和方法。
本标准适用于各级机关、团体和其他社会组织。

2 定义

本标准采用下列定义。
2.1 归档文件
立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
2.2 归档文件整理
将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
2.3 件
归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件 ，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。

3 整理原则

遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

4 质量要求

4.1 归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。
4.2 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

5 整理方法

5.1 装订
归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。
5.2 分类
归档文件可以采用年度－机构（问题）－保管期限或保管期限－年度－机构（问题）等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。
5.2.1 按年度分类
将文件按其形成年度分类。
5.2.2 按保管期限分类
将文件按划定的保管期限分类。
5.2.3 按机构(问题)分类
将文件按其形成或承办机构(问题)分类（本项可以视情况予以取舍）。
5.3 排列
归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
5.4 编号
归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。（见图A1。图示中“＊”号栏为选择项，不选用时无须设置。以下同）。
5.4.1 全宗号:档案馆给立档单位编制的代号。
5.4.2 年度:文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如1978。
5.4.3 保管期限:归档文件保管期限的简称或代码。
5.4.4 件号:文件的排列顺序号。
件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件号的编制方法为:在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从"1"开始标注。馆编件号按进馆要求标注。
5.4.5 机构（问题）:作为分类方案类目的机构（问题）名称或规范化简称。
5.5 编目
归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。
5.5.1 归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。
5.5.1.1 件号:填写室编件号。
5.5.1.2 责任者:制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。
5.5.1.3 文号:文件的发文字号。
5.5.1.4 题名:文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加"〔 〕"号。
5.5.1.5 日期:文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如19990909。
5.5.1.6 页数:每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。
5.5.1.7 备注:注释文件需说明的情况。
5.5.2 归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型（长×宽为297mm×210mm）。
5.5.3 归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目（见图A3）。其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。
5.6 装盒
将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。
5.6.1 档案盒
5.6.1.1 档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm×220mm（长×宽），盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm等。（见图A4(a)）。
5.6.1.2 档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“－”号连接；盒号即档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。
5.6.1.3 档案盒应采用无酸纸制作。
5.6.2 备考表
备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期（见图A5）。
5.6.2.1 盒内文件情况说明:填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
5.6.2.2 整理人:负责整理归档文件的人员姓名。
5.6.2.3 检查人:负责检查归档文件整理质量的人员姓名。
5.6.2.4 日期:归档文件整理完毕的日期。

㈦ 二孔一线装订法是什么

采用左上角“粘贴”或“不锈钢订书钉”装订，也可采用“一孔二线”或“二孔一线”的线装装订法。

一般的打孔装订机上都有特殊的标尺并可以以此为基准来调节打孔的位置，装订机后面另有单板可以进行调节，一般可调节边距是2.5CM左右，手动机器可通过机器后面的旋钮转动调节，自动机器通过侧面的两个旋钮调节，对好位置后就可以打孔了。

装订的部位与对齐方式及注意事项：

文件装订时应以左、下侧对齐，以便装订和利用。装订时，应将保管期限为永久的归档文件中去掉不符合保管要求的一般订书钉，采用不锈钢订书钉装订。

注意采用不锈钢订书钉装订的文书档案管理不能用微波设备进行消毒，否则可能会引起火灾。或较厚的文件采用“三孔一线”的线装方法装订。

㈧ 文书背面印倒了,怎样归档

重新打印。将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程，文书背面印倒了，重新打印装订好才能归档。