怎样做好文件内容

㈠ 电脑里文件太多内容又不熟悉，如何下手开始整理有什么好方法

我是这么整理的：按文件内容做个大概的分类（比如：图片、参考资料、管理文档、私人文档等）一个分类建立一个文件夹，然后可以视情况建立二级分类文件夹（比如：参考资料下设课件、电子书籍、论文等），然后把待整理文档全部移动到一个新建的“待整理文件”大文件夹里。整理的时候，看一下要整理文件的内容，然后剪切，黏贴到适当的分类文件夹里。如果一个文件里的文档非常多，可以用excel表格建立一个目录，目录里设定好指向每个文档的超链接，这样找文件只需要打开目录然后单击超链接就可以了。对于无用的文件，可以先放在一个“待定”文件夹，问过主管是否可以删除后再删除。还有一点就是，每次完成整理工作后，都要记得备份。
在整理的时候，可以从视频、图片开始，这些资料一般性质比较一致，不需要做很多分类工作。而word/EXCEL文档可能内容闭架庞杂，需要仔细鉴别。

㈡ 怎样做好文书工作

文书工作是一项非常严肃的政策性、业务性很强的工作，并且是具有机要性质的工作，也是一项很细致的文字工作。它是领导工作的重要助手，是行政管理工作的一个部分；是提高工作质量和工作效率的重要一环。
一、努力学习党的方针政策，提高政治思想水平和业务水平，勤勤恳恳，兢兢业业，热爱并认真做好本职工作。努力提高专业技术水平。
二、提高文书处理工作的基本技能，钻研业务，精益求精，讲求实效。
三、认真做好会议记录，会议记录必须真实、准确、全面、完整，字迹要求清楚，决议要求明确，对重要发言力求做到准确完整，遵守保密制度，不得随意泄漏会议内容，会议记录，必须妥善保管，不得外传或遗失。
四、公文处理必须做到及时、准确、安全,实行严格的保密制度，保守党和国家机密。收发、分送、传递、借阅、移交、销毁等各个环节，都要严格执行登记制度，努力把好各道关口，做到环环有手续，件件有着落。建立收文、发文、传阅、借阅、移交、销毁登记薄。秘密文件当日收回、专卷保管，做到万无一失。对于机密文件的内容不能同无关人员谈论，给无关人员阅看。
五、认真负责地保管和使用好所有印章、印信。严格执行《印章的管理与使用制度》，保证印章的绝对安全和正常使用，防止印章被盗和滥用。
六、协助办公室主任做好各项工作，积极主动地做好办公室一切事务性工作，完成领导和办公室主任交办的其他工作。
七、及时收集活动中形成的、办理完毕具有查考价值的所有材料。负责运用微机完成有关档案、资料的输入、整理、查阅等工作。
八、文件管理工作。
1、收文处理：专人拆封，坚持“行登记，后使用”的原则，收文后详细校对来文单与文件是否相符；如有急件，急事先办。
2、文件分类登记：来文盖上印章后，分类登记，无论是急件、平件都需要随到随凳，及时分送。收文要按年度编排，注意准确，不要出现空号、重号。要求分类准确，按收文要求逐项登记清楚，贴上来文处理用纸。
3、送领导阅批：将来文分别送党政领导阅批，党内文件书记先批阅。
4、文件传阅工作：根据领导批示意见，分别送有关处室阅文，要认真在传阅登记簿上进行登记，阅文的同志要在登记簿上签字，以便查找，阅后及时交回，防止丢失。密级文件要在办公室阅文，防止丢失、泄密事件的发生。
5、文件的清理、保管和保密工作：文件立卷后，要及时提供利用，并注意防潮、防虫、防火、防盗、防止丢失、泄漏。每逢节假日、年终前要将文件核对清点，发现短缺，及时查找，确保文件的安全。
6、文书材料的归卷和立卷工作：当年来文，待文件结束后，即可抓紧时间分类装订成册。凡是能反映学校主要教育教学活动的基本历史面貌，对本校有长远利用价值的档案，处底也要分类装订立卷。
7、发文：负责打印材料的校对、印制、装订。要进行发文编号登记

㈢ 整理文件的工作怎么做

工具材料：
文件

档案盒

操作方法
01
将全部文件收集起来。
文件归档工作是按一定周期进行的，可能是一年，也可能是一个季度，因此进行归档工作时，首先要以年或者季度为单位，将所有文件收集齐全，确保后期归档工作顺利进行。



02
按照相关章程进行筛选。
一般来说，没有当前和后期参考、使用或执行价值的文件无需保存，此类文件可以首先剔除并进行销毁，剩余文件则可根据本机关单位关于文件归档管理的具体要求进行筛选。



03
划分类别和级别。
筛选工作完成后，档案管理人员可以先按照文件所属部门名称进行横向分类，再按照上下级的隶属关系进行纵向排列，无法划分级别的文件，可酌情与本部门文件并列归档。



04
确定保管期限。
凡是在本机关实体及其职能上能构成全局程度影响的文件，均需要永久保存，其余归档文件可根据其价值的影响时长及相关规章制度来预留足够的保管期限，不可过早销毁。



05
修缮文件内容。
对于文件中存在的疏漏或损毁等情况，档案管理人员需要咨询文件来源处的同事，获取正确内容并对文件进行修补增删，另外还需要规范文件纸张大小及装订物以便保存。



06
对文件进行编号。
档案管理人员可以按照从上到下、从主要到次要的排列顺序将关联紧密的纸质文件先装订成一个基本单位，再按照类别、级别和时间装订成一个二级单位，然后用归档章编号。



07
装盒并编制检索目录。
按照文件上归档章的信息将所有文件打印一份目录，文件依次装盒，规范填写档案盒上各个项目并编号，编号要统一连贯，最后汇总所有文件目录，方便后期快速查阅档案。

㈣ 如何做好百度文库

做文库内容很重要，我们做文库的意义不仅仅是留下一个链接，如果我们的文档价值很高，能得到很好的传播的话，给我们直接带来IP也不是很大的奢望，所以在内容方面尽量考虑文档的可读性、实用性，也只有达到了这两点我们的文档才更容易被审核通过。因为内容相关性的链接才是高质量的链接，所以我们搜集资料时要围绕着网站的主题，一次可以搜集多点资料，以后我们在加工文档时就会更加顺手。二、 加工文档。网络文库只接受文档，不像论坛那样，直接复制文字就可以了，这里我们要把搜集到的资料加工成文档，一般做成word或pdf即可，笔者更倾向于pdf，一方面是因为搜索引擎给的权重高些，最重要的是，pdf文档是以电子书的形式出现的，显得更具专业性，内容上更容易让人信服，还有一点就是，我们留下的链接不会让别有用心的人改成自己的进行二次传播。三、这一过程一个重要的任务就是留下链接，内容中留言链接需要很大的技巧，通过率也不高，所以我们要退而求其次，我们可以把链接留在页眉页脚部分，且只留下一个纯网址的链接。实际操作的时候，我们可以先做一个编辑好页眉页脚的模板，然后进行“量产”。如果是做pdf文档，建议选择wps软件，这款软件操作简单，可以直接输出pdf格式的文档。文档的标题和内容也要注意原创度，至少标题要做到不与原资料相同。四、 维护文档。文档发布过之后并不是没有事了，我们要对发布的文档进行维护。提交的文档有三种状态，通过的就是“公共文档”，没有通过的就是“私有文档”，还有“提交中的文档”。我们要维护的就是“私有文档”和“提交中的文档”，没有通过的文档，管理员都给出了理由（一般情况为：文档质量低，文档附件包含广告，有可能侵犯他人版权等），要么修改，要么删除，我建议直接删除就可以了，因为我们做成一篇文档费不了多少力气，没有必要太坚持。
希望对你能有所帮助。

㈤ 如何做好文件收发工作

建议您去网上下载一份公文管理规定，会有比较详细的参考，我在这里只整理归纳一个大纲和重点事项（除了以下详细的部分，至少还要有公文分类及写作的基础，同时要制订一个属于企业的公文编号规则）。
一、收文处理
1、收文处理，一般包括登记、拟办、分办、批办、催办等程序。
2、公司所有的收文，除指定某部门、分公司处理外，均由行政部（不同公司有不定的设置，例如人事部、办公室、秘书处）指定的人员签收、开拆、登记、呈阅、分发，并按不同类别进行分类处理。

6、公文校对应以签发稿为准。签发后的公文不得再作任何修改。若确需要修改，必须重新送签。
7、公文装订要整齐牢固，不漏页、错页、粘页。印章盖在年月日的中上方，上沿不压正文，下沿略压年月日，如正文末页无空档，可另起空白页注上日期盖章，并在该页的左上方标注“此页无正文”字样。
8、各部门、分公司向公司总经理室呈送的文件，经行政部经理审核，如不符合行文的规定要求，可退回呈报单位重新报送。
9、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得擅自将文件带离公司，不得私自复印、外传与泄露文件内容。
三、公文的管理
1、公文要视其内容分为普通、秘密、绝密三种密级。秘密文件反映本公司内部的重要情况，只适合有关人员阅读；绝密文件反映本公司最核心的商业机密，只在严格规定的范围内传阅，严禁对外泄露。对于秘密和绝密文件，必须在文件第一页右上方注明“秘密”或“绝密”的字样，并与普通文件分开传递及管理。如发现泄密造成不良影响和严重后果的，须追究当事人之责任。
2、公文办理完毕后，各部门、分公司应将公文原稿和相关资料整理立卷、归档。上级来文、公司行文、总经理室的重要批示、外部重要来文由行政部立卷、归档；各部门的往来公文及总经理室领导的批复由各部门自行立卷、归档。
3、有关人员如需查阅公文档案须经行政部经理同意，其中秘密、绝密级公文须经总经理室同意后方可查阅。
4、公文档案由行政部统一管理，个人不得私自保存。档案管理人员调离工作岗位应及时做好移交工作。
5、案卷应确定保存期限。对于超过保存期的归档文件，经过鉴别和主管同意，可定期销毁，秘密、绝密文件应经总经理室批准后方可销毁。销毁的文件应进行登记，由二人监销，确保不丢失，不漏销。

㈥ 论如何提高机关公文文秘处理水平

公文处理工作是机关实现职能、处理工作的重要形式和手段，它的工作量大、面广、头绪多，稍有不慎就会出现纰漏。如何提高机关的公文处理水平，我认为应从以下五个方面做好工作。

一、夯实基础，严谨规范地做好文件的登记工作

文书处理要坚持集中统一管理的原则，这就要求文书人员一定要严把收文关口，认真做好文件的签收登记工作。无论是下发的文件、通知，平级单位发来的函件，还是下级报送的请示、 报告 ，都应做到专人来统收、统办、统管，以便于规范管理、查阅利用。有的单位或部门，文件签收不定人，对于每天来自各方面的文件，办公室的几名工作人员，每人都能拆阅文件，这样会导致文件遗失或接收不及时，因此，正确的做法一是指定专人，二是及时登记。文书人员对来文核对无误后，要快速签收，然后详细登记。目前，大都采用电子表格登记(即excel 表格)，盖签收章、编流水号并准确填写公文处理单，送部门负责人签批。

二、严细认真，善始善终地做好文件存放和归档工作

公文办完后，文书人员要把这些文件有序地存放，也可把一些重要的文件归类存放，比如涉及本单位改制的、单位名称更换的以及领导职务任免的可以单独存放，这样查找起来方便;还有一些将来要归档而且利用率较高的文件，也可复印多份或扫描成电子版存放于电脑里，以备查取。年终根据文书立卷、归档的有关规定，及时分类整理，定期向档案部门移交。归档工作是文书处理的最后环节。文书人员要站在对历史负责的高度，认真做好每份文件的归档工作。

三、严守保密制度，认真做好文件的安全__

在机关公文运行中， 经常涉及到一些秘密事项的内容，文书人员要严格按照《中华人民共和国保密法》的要求，积极做好涉密文件的各个环节工作。严格按照文件自身的保密要求和阅知范围办事，在运行和处理中妥善保管。文书人员是涉密文件的直接接触者，必须牢固树立保密观念，时刻注意并经常检查自身的言行，办理好、保护好自己每一份涉密文件，确保安全保密。

四、把握领导批示，科学有效地做好文件的传阅工作

为便于领导更好地批示，文书人员要根据实际情况需要做好文件的分类叠放工作。就是要把来文按一定的类别、一定的内容摆放在一起呈领导阅批。一般将最重要的文件放在上面，依次类推。那么哪些文件是最重要的呢? 标准是什么?

这就需要文书人员必须先阅读一下文件的内容，将那些与本单位有直接关系的文件放在最上面，而那些关系不大的文件放在最后。在处理过程中，要准确理解领导批示意见，凡是批示意见中涉及到的领导和部门要一一传阅到位，不能随意简化传阅程序或扩大传阅范围。对于呈批件，严格按程序办理，对于请示件要按领导职务由低到高的顺序呈批，确保级别较高的领导对其他相关领导同志的意见、态度有一个全面把握，便于拍板决策;对于报告件则要按领导职务由高到低的顺序呈批，确保级别较高的领导第一时间了解情况。无特殊原因，不越位传阅，更不能随意颠倒文件流向。在传阅文件的过程中，要随时做好文件流转的登记工作，理清领导批示内容、办理程度等情况，做到每一份文件的处理过程都有一条清晰的运转轨迹，便于领导在文件运转期间随时调阅。

五、讲究时效，灵活多样地做好文件的催办工作

公文在传递、办理过程中， 都有明确严格的时效要求。“及时” 是确保公文处理工作时效性的基本前提。文件传阅时，要随到随办，不积压、不拖拉、不误事，这是公文处理工作时效性的最基本要求。机关工作处于组织和领导地位，从某种意义上讲，时效性的强弱，直接影响和决定着整个单位的工作效率。文书人员必须具有较强的时间观念，在各个环节上尽可能化繁为简，使文件流程简捷，管理科学，操作手续简便，最大限度地提高文件管理效率。送阅文件时，如果领导外出不在办公室时， 文书人员要根据文件承办轻重缓急情况，一方面将文件精神电话告知分管领导，一方面将文件超前性地复印给承办部门，提前承办，以不耽误工作;如果领导忙于其他事项忘记批阅文件时， 文书人员要适时委婉地予以提醒。

对需要催办事项的文件，文书人员转办后，要跟踪文件的落实情况，可采用灵活多样的形式，主动联系对方，不能将领导批示的文件送达具体承办部门就万事大吉、不管不问了，而要定期对所办的文件进行核查，跟踪督查落实情况，杜绝文件压误或漏办，确保承办部门在要求时限内落实承办事项。催办可采取发催办单或打电话询问等形式进行，对紧急重要文件，可专人专件跟踪催办，切实做到事事有结果、件件有回音。文件办理完结，应及时注明落实单位、落实时间和落实结果，并将办理情况进行整理后，反馈批示领导和分管领导阅知。重要文件，视具体情况，应随时反馈。因此文书人员一定要增强时间观念、效率观念和程序观念，一旦超过时限就可能错过时机，贻误工作，造成损失。

总之，提高公文处理水平，需要在实践中不断地摸索，要多 总结 、多锻炼，做到腿勤、手勤、脑勤，要有强烈的责任感和事业心，任何一点随意性，任何一点主观臆断，任何一点粗心大意，都可能会造成失误，甚至会给企业造成重大损失。公文处理水平的高低既是对文书人员素质和能力的一种考验，又是对公文处理精益求精的具体体现，只有公文处理水平提高了，才能真正达到“以文辅政”的作用。

㈦ 如何高效实现公司文件管理

信息化时代，企业在每一天的高速运转中产生出大量文件，这是企业的信息化资产。但随着这些资产数量的增加，处于一个分散的状态而难于系统的管理运用起来，这样长期运转下来就会造成企业信息资产的丢失，数据信息的泄露，这给企业带来的损失是难以估量的。企业要避免这些潜藏的信息安全隐患可以借助市面上风头正盛的文档管理系统来解决这一难题。

文档管理系统是信息化 社会 衍生出来的产物，它应运而生，专门就为了帮助企业对于信息化资产的管理，为企业内部搭建一个知识体系平台，管理企业内部各类型的文件。

下面就给大家简单介绍一下市面上较为普遍易度文档管理系统对于企业文档管理是如何进行的。

我现在任职的岗位涉及技术类型和销售类型的工作，虽然你我公司性质和业务范围可能不一样，但是面临的问题都一样，每天不同项目或不同客户产生文件众多，如何进行区分，如何有效管理是一个比较棘手的问题，必须引起足够的重视，有条件的公司会购买使用专业的管理软件，但是对于多数中小型的企业来说都是人工自行管理，简单经济。下面就说一说我的一些具体做法。

一、分类制度

建立完善的分类制度。文件虽然众多，但是文件的性质却是有限的，根据性质进行分类。分类具有层级关系，先进行大方向的分类，再向下逐步的细分。

1、大方向分类

这个很容易理解，是销售文件、技术文件还是合同文件等，文件夹命名具有统一的格式。

2、细节分类

例如技术文件，我们一般都是按项目进行分类，每个项目命名一个文件夹，所有文件夹都是以日期开头，在电脑上按名称排列，以详细信息进行查看，这样就比较符合我们日常以时间节点去查看项目的习惯。文件更需要以时间开头命名，正式版本或外发版本在名称后面加括号备注。

二、规范备案

无论每天产生多少文件都按要求做好记录备案，有时候往往会因为备案不及时，搞不清文件的先后顺序或者是不知道某一文件的应用项目或者客户，所以要避免这种情况的发生。

三、汇总建表

单单靠上述做法是不够的，有时需要进行建表汇总分析，尤其是涉及的一些外发文件，备案是一方面，还需要登记记录，记录内容包括:收件人信息如姓名邮箱电话等、发件日期、发件内容等，通过表格统一记录筛选，方便查询。为项目建立各种档案，了解项目在进行过程中各个重要细节，这样无论事情过了多久，你都会通过电脑记录的内容知道中间过程的具体情况，更知道某个文件的用途、版本以及日期等。

文件管理是一个比较复杂的工程，不同公司不同岗位不同人员适合的文件管理的方式方法也不尽相同，关键在于找到适合自己的管理方式。我是星球CEO，希望对你有所帮助，同时也希望有不同见解的网友评论指教。再次感谢！

广告公司确实文件比较多，单是修改过的图片海报就数不胜数，占着硬盘的空间还不能删除，关键就是想找的图找不到，不想再看到的天天出现在你的面前，让人头疼。

我总结了以下几点，希望你从里面能得到一点帮助

1，在硬盘里完美分区

图片，文案，ppt等都汇总以下，或者一个公司一个文件夹的放置，每一个公司里面再细分几个文件夹，分别放图片，文案等等，我觉得这样是比较直观的，比较容易找到。

2，设置好图片或文案的名称

很多时候我们设计出来的图片海报都会修改，还有些时候改来改去客户又会说还是原来的好。所以我们要给每一个文件起一个好记又容易找到的名称。这里我举一个小例子：某某公司让我做了一个海报设计，设计完成后我给图片命名为 某某公司海报原稿 ，交给客户看后不满意，改这里，改这里，改这里，听完客户意见后继续修改，第一次修改后命名为 某某公司海报001 第二次是 某某公司海报002 等客户满意后命名为 某某公司海报定稿 。就这样，分层次的命名文件，当客户再不满意的时候会容易找到点。

2，补充一点

很多时候海报设计师每个月或每个季度就会重新设计一番，频繁的也有一周一次，那么，就某某公司的海报设计命名方式还是不能分别出来是什么时候设计的，当然也可以看属性的日期，但是太麻烦了 干脆在命名的时候直接添加好日期吧 某某公司海报180306001 名称的意思是18年3月6日第001号设计。

3，老文件太多，硬盘吃不消了。

做设计的电脑永远是嫌弃硬盘小的，素材，修改稿，图册，海报，等等太多了 又都是高清大文件，很占空间，我们可以把一些老文件或者很久用不到的文件上传到云盘里，公司可以共用账号，也方便同事们下载。

以上内容为个人意见，希望能帮助你，能够得到你的一个赞！？

简单的我说几种办法，

window系统文件的更改，保存，都有时间的提示，可以对比找到你最新的修改文件，

还有个笨办法，在每天办公的文档建立一个日期的文件夹比如说这样的

这样也不怕旧文档的丢失，也可以对比修改，

还有就是介绍个软件可以对比去重 这个软件功能很强大！

文件管理要从档案管理的思维出发，进行分门别类的管理。可以借助企业的互联网办公软件或简单的电子类目录进行索引管理。

如果不清楚的话，可以到所在地图书馆看看，实地考察看看图书馆如果进行图书的归类、分类及查阅。

多思考，多借鉴，按编号，按内容，按部门，按时间，按层级……建立索引并进行管理。

可以搭建云盒子私有云企业网盘，推荐的原因有以下三点：

弹性扩容

现代企业的文件数据都是非常庞大的，因此弹性的存储空间非常重要。云盒子私有云企业网盘支持弹性扩展，硬盘即插即用。

安全存储

云盒子支持定时备份、加密存储、预览水印、外链期限、云链加密、敏感词过滤、我二维码登录、文件权限设置等多达22项安全功能机制。保护企业文件的安全，防止数据丢失。

高效协作

你可以从云盒子随时随地获取文件，跟同事沟通，发起文件流程、提醒同事查看、发邮件……云盒子并非简单的文件管理，而是在文件管理的基础上帮助大家更轻松展开协作，提高工作效率。

现在的企业大多都是无纸化办公，纸质版的文件资料不仅难保存，处理起来也是非常琐碎。企业采用电子版的文件后，不仅能够提高工作效率，还很环保。

当天电子文档积累多了之后也需要一款合适的文件管理文件来打理，实现企业高效办公。

意畅网盘就是一款专业的企业文件办公软件，首先网盘能够大量存储企业文件并自动备份，不用担心存储空间和文件遗失的问题。

其次网盘的高级搜索功能能够在海量文件中快速找到目标文件，分享文件给其他人时只需要发送一条链接即可。

最后意畅网盘系统对外开放标准API接口，企业已有业务系统可进行集成，让企业文件管理和业务往来更加互通。

如今企业在实施文件管理的时候，往往把文件管理理解成文件的备份和保存，变成了一个额外的工作，且不说员工会抵触，也没有考虑到如何将文件管理与日常业务中的问题相结合，很多时候，往往难以达到理想的效果。

文件是每个企业都需要把控的重要核心内容，因为文件资料承载的是企业的发展记忆、经验以及成果，很多时候，管理只是停留在个人或部门层面，这些重要的文件会因为员工的离职而丢失，因为时间推移而失去记忆，也会因为使用不规范而出现遗失、损坏，更有被恶意扩散导致形成损失的可能。

所以，会博通 可以为客户提供将企业的各类型文件（文档、音视频等）均存放到管理平台中实现有序化管理，避免出现管理分散和人员流失导致的文件的流失。同时，我们也为企业提供三大管理体系：流程、权限和借还管理体系，实现企业文件的规范化应用，解决利用不便、去向不明、被恶意扩散等尴尬情况。一般的管理软件主要解决的是过程的管理，而会博通 是对已经转化为成果的文件进行管理，不仅包括形成的过程管理，也包括后续传播、变更、借还等的管理。

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私有化部署：提供容器化部署方案，支持公有云、私有云的多种模式，满足不同场景需求，私有的才是安全的。

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扩展性强，底层采用spring cloud 的基础框架，可以扩展海量并发，并且目前除了知识库，开发团队正在构建私有化的视频会议、邮件管理、任务管理等应用。

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无忧文档目前版本1.3，下一个版本更新，会逐渐调整以下功能：

除了上述的功能，我们接下来还将逐步开源 “项目任务管理”、“私有化的视频会议”、“企业内部管理系统”等等一些企业级应用PaaS产品。

㈧ 如何做好学校文书档案的管理工作

如何做好学校文书档案管理工作
一、高校文书档案管理中存在的问题
1、文书档案立卷质量不高
高校档案整理的目的就是为了保存学校在各种工作与活动中所形成的有保存价值文件材料中的原始记录，可以为后人提供借鉴的经验、查考凭证，也为编写校志等提供宝贵资料，所以全宗档案的真实、齐全、完整极为重要。档案收集得齐全，就能准确、系统地反映出学校工作的历史原貌；反之，档案残缺不齐，就不能很好地反映一所学校的工作原貌，如严重不齐全的，反映的将是支离破碎的情况，直接影响将来的编史修志等工作。
2、档案材料归档措施不到位
近年来，随着科技进步的加快，高校办公自动化程度不断提高。电脑、复印机、扫描仪等科技产品迅速普及，极大地提高了文书档案材料的收集与处理效率。但利用现代化办公设备形成的一些文书档案资料，则与传统的档案立卷方式产生了冲突。目前，高校文书档案资料归档存在着两种倾向：一种是只存于软盘、硬盘和光盘之中，不打印文字资料进行留底保存，很难达到长久保存的目的；另一种是只存文字性资料而不存软盘、硬盘等电子版材料，也不利于重要文件档案的保存。
3、管理工作人员积极性不高
有些高校档案管理工作人员由于缺乏档案意识和责任心，或者缺乏文书档案管理方面的知识，致使文书在立卷过程中不符合原则、要求和方法，出现案卷保管期限划分混乱或者造成全宗档案收集不齐全等。例如有些管理工作人员认为一件工作做完了就算过去了，而工作中的资料在工作完成后便随手一扔，认为没有保存的必要，认为档案收集工作是档案室工作人员的事情，与自己无关。
三、解决高校文书档案管理问题的措施
针对高校文书档案管理工作中存在的问题，笔者谈一下自己对高校文书档案管理对策的一些看法。
1、加强高校文书工作与档案管理工作规范的衔接
文件是档案的前身，文件质量的好与坏直接影响到档案的质量，没有高质量的文件就没有高质量的档案，高水平的档案管理是建立在高校文书部门规范处理文件的基础之上的。文书人员要有非常强的档案意识，做好文书资料的立卷归档。在文件处理中，要时刻想到档案工作，实现文书、档案工作一体化。这就要求文书人员要把好文件资料的质量关。比如纸张大小、文体格式要做到规范化、标准化，不能五花八门；严禁用圆珠笔、红墨水、铅笔、复写纸等起草、修改、批阅文件资料等等。此外，强化“文书部门立卷”工作也是文书档案管理中的一个重要环节，“文书部门立卷”是《中华人民共和国档案法》中早有明确的一项基本制度，它不仅是文书工作的最后环节，也是档案工作的开始环节，并成为真正意义上的衔接点。因此公文办理完毕之后，文书部门或业务部门必须及时整理立卷及归档。只有这样，才能实现高校文书工作与档案管理的最佳衔接。
2、做好高校文书档案现代化归档工作，杜绝错误倾向
办公现代化是当今社会发展的必然趋势。由于计算机和网络技术在工作中的普遍运用和迅速发展，公文中不可避免地将出现大量的电子文件，这些新型文件要归档，就必须借助现代化的管理平台，建设一个全新的电子文件管理系统，同时让这个系统能够与其他信息管理系统实现信息的优化配置与共享，使得高校的文书、档案管理工作纳入到整个信息管理工作中。当现代化的办公设施与传统的档案管理模式发生冲突、出现碰撞的时候，文书工作人员或档案员必须要努力提高自身的认识，更新陈旧的观念，不断研究和探索在新形势新条件下文书档案管理的新路子、新模式，使得文书档案管理工作不断地向纵深领域发展，不仅要继承传统的优秀做法，而且做到开拓进取，与时俱进。
3、提高高校文书档案管理人员的专业技能
高校文书档案管理工作人员要不断加强学习，充实和提高自己的档案管理业务和计算机应用能力水平，要积极参加档案业务培训，学习档案专业知识理论。另外，科学技术特别是信息技术的迅猛发展也对文书工作和档案管理提出了新的更高要求，管理工作人员要充分发挥接受新知识、学习新业务的积极性和主动性，坚持素质教育、终生学习的理念，不断提高新的学习目标、任务和要求，主动学习信息技术、现代管理等相关专业知识，掌握和提高应用计算机、外语、网络技术的能力和水平，努力打造成为管理型、技术型和复合型的专业人才。
4、提高文书档案管理工作人员的积极性
学校首先要重视档案管理工作，建立健全规章制度，加强档案整理工作的检查监督，做好宣传工作，全面提高思想认识，促进文件材料的收集工作；其次要增强文书档案管理工作人员的责任感，把好人员变动关、调入关。要培育文书档案工作人员的工作热情，提高脚踏实地、实事求是的工作作风和工作态度，把好业务技能关，要及时对从事档案管理的专兼职人员进行档案业务培训。

㈨ 如何做好应归档文件材料的收集归档工作

文 件 材 料 的收 集 是 指 依据 一 定 的收 集 范 围 ， 通 表 等 以及 上下 级机 关 、其 他 机关 针 对本 机 关主 管 业 过一 定 的方 法将 机 关单位 各 部 门和 个 人手 中有 价值 务或 密 切联 系 的文 件 材料 是 文件 收集 的重 点 。而事 临时性文件 ； 上级机关普 发仅供参考 、 征求意 的文 件集 中起 来 ， 以供 归档 整理 工作 利用 的过 程 。 文 务性 、 件材 料 的收 集工 作 是档 案工 作 的起 点 和基 础 ，一个 见 、 需办 理 的文 件材 料 ； 经会 议 讨论 和 未经 领 导 无 未 单位 的归档 文件 是 否齐 全完 整 ，根 本 的 因素 取 决 于 审 阅 、 发 的文件 ； 般 性 文 件 的 历次 修 改稿 ； 签 一 无特 一 非 文件 材料 的收集 是否齐 全 。 有及 时地 、 针对 性 地 殊保 存 价值 的信封 ； 般 性 意见 的人 民来信 ； 隶属 只 有 收集 各类 文 件材 料 ，才 能避 免 文件 的散 失 ，才 能真 机 关 抄送 的各种 文 件材 料 ； 供工 作 参考 ， 反 映本 仅 不 实、 全面 地 反映本 单位的 历 史全 貌 和活 动 规律 ， 也才 机 关工作 活动 的文件 材料 一般 不属 于 收集 范 围。 能保 证本 单位 档案 的齐 全 完整 。因此 ， 我们 一定 要认 真 做好 文件材 料 的收集 工 作 ， 点也 不 能马虎 。 半 二、 对帐 外 文件 的收 集 文 书工 作 人 员 除 了对 机 关 公 文 的接 收 之 外 ， 还 文 件材 料 的收 集工 作 ，应 该 由文 书 工作 人 员 负 要加 强对 未及 时 归档 文件 的平 时收 集工 作 。这 是保 责， 在收 集 过程 中 充分 发挥 主观 能 动性 ， 取 各种 有 证档案齐全完整及不断完善的有效方法 。 采 效措 施 ， 多渠 道 地把 应 该归 档 的文 件全 部 收集 起 来 。 以及对 那 些未及 时归档 的文 件 的补 充收集 。 一 “ 帐外 文 件 ”一般 是指 未 经 过 正 常 的收 发 文渠 文书 处 理部 门主 要 是对 本单 位 需要 归 档文 件 的接 收 道 ， 也没有 进 行严 格 的收 发文 登记 的文件 。 这类 文件 往 往 没 有 固定 的文 头 ， 没有 机关 文 件字 号 ， 也 比如会 议文件 、 统计 表 、 同、 议 书 、 话 稿 、 合 协 讲 电话 记 录及 本 单位 处理 完毕 的 公文 的收 集 、 报 总 计 归档 文件 材 料 的收集 主 要 是参照 国家 档案 局 曾 机 关 内各 基层 单位 的工 作 汇报 、 告 、 结、 划 等 。 颁 发 的 《 关 文 件 材料 归档 与 不 归 档 的范 围》来 完 这 类 文件 主 要 由机 关领 导 或具 体承 办 有关 事 项 的人 机 成 的。 一 员负 责拟 写 ， 般不 经 过文 书 人 员之手 ， 作 结束 后 一 工 个 单位 在 日常 的公 务 活动 中会 产 生 大量 的文 往 往 散存在 领 导或 具体 承 办人 员 的手 中。 件 ， 果把 它 们 全 都 作 为档 案 保 存 ， 是 没有 必 要 ， 如 一 集， 一般 来说 ， 须具 备三 个条 件 ： 必 一 由于机关 “ 帐外文件 ” 相对 比较分散， 不易控制 有 效 的措 施 ， 强对 “ 外文 件 ” 加 帐 的管 理 。文 书 处理 人 员 要具 有 高度 的工作 责 任心 ，积 极 主动 地 与有 关 二 是不 可 能 。哪些 文 件应 该 收集 ，哪些 文 件不 必 收 且 容 易散 失 。 因此 ， 关文 书 处理 部 门必须采 取 切实 机 是在 本单位 工 作活 动 中形成 或 处理 的文 件 。 二 是 办理 完 毕 的文件 ， 即文 件在 文 书 处理 程 序 领 导 和各 业务 部 门加 强 联 系 ，上 门收集 已经 形成 并 帐外 文件 ”； 要经 常 向有 关领 导 和人 员 上 已经 办理 完毕 。 从发 文机 关来 说 ， 在文 件发 出后 就 处 理 完毕 的 “ 算 办理 完 毕 了； 收文 机关 来 说 ， 有关 领 导或 部 门 宣 传加 强 “ 从 经 帐外 文 件 ” 管理 的重 要 性 ， 使他 们树 立 良 阅知 、 传达和 办理 后就 算 办理完 毕 了 。 三 是对 日后 工 作 有 参 考价 值 利用 价 值 的文 件 。 办 理完 毕 的文 件 ，一 部分 随着 现 行办 事 功 能 的结 束 而 失去 了存 在 的价 值 而被 淘汰 ；另一 部 分 仍有 参 考 好 的文 件 、档 案 管理 意 识 ， 自觉 地 将工 作 中 形成 的 “ 外文 件 ” 料及 时 交给文 书 处理 人员 登记 归档 。 帐 材 三、 加强对归档文件材料的检查和验收 对 收集 来 的各种 文 件材 料 ，文 书 处理 部 门不 是 还要 进行 平 时检 查 。 参照 归档 文 价 值被 选 留转化 成 档案 。我 们 一般 参照 《 关 文 件 收起 来 就算 结束 了， 机 材 料归 档 和不 归 档 范 围》来 判 断 一 份 文件 是 否 具 有 件 的质 量要 求 来检 查所 收集 文件 的 数量 和质 量 。主 收集 的价值 。一 般 情况 下 ， 机关 的工作 计划 、 作 要 是看 文件 是 否办 理完 毕 、 不是 符 合收 集 要求 、 本 工 是 是 总结 、 决定 、 知 、 议 记录 、 工 名册 、 通 会 职 规章 制度 、 报 否齐 全 完整 ； 要 的文 件 ， 否有 领 导或 分管 领 导签 重 是 《 电兵船 档案 》 0 7年第 2期 机 20 41 维普资讯 http://www.cqvip.com 业务研 究 档案 的 勘察设 计研 究院 随着 科学 技术 的迅猛 发 展， 强企 业 资信 、 誉 下几 个方 面进 行探 讨 ： 加 信 档案 的管 理， 树立 良好 的企业 形象 ， 以企业 信用 带 动 一 、 信 用档 案 的收集 企业的不断发展与创新尤为重要。因此做好信用档 档 案 是企 业 的特殊 财 富 ，是 企业 实力 的象 征和 案 的管 理 与利用 ，具有 现 实 的指导 意义 和深 远 的影 发 展 的基石 。 业拥 有丰 富 的高质 量 的档案 资源 ， 企 就 响。建 立企 业信 用档 案 管理 系统 是 市场 经济 发 展 的 具 有雄 厚 的经 济技 术优 势和 市 场竞 争 能力 。信 用 档 需要 ， 可 以树立 和提 高 企业 形象 ， 确 反映 企业 信 案 也 不例 外 ， 保证 收集 的连 续 性和 系统 性 ， 收集 它 准 应 在 要充分注意信用档案的特点， 以区别于其他 用状况 ， 构建健康有序的企业信用体系 ， 在促使企业 工作中， 并从相互 印证、 补充 的角度来考虑 信 用体 系 与市场 经 济信 用 制度 的均 衡发 展 ，提 高 企 门类 的档案材料， 业 生产 经营 的资信 水平 等方 面 发挥 更好 的作用 。 信 用 档 案 是指 机关 、 团体 、 事 业 单位 、 会 组 企 社 信 用档 案 的收集 范 围 。 为 了保证 信用 档 案 的完整 、 确和 系 统 的管 理 ， 准 织 以及 个人 在科 研 生产 、 营 管理 、 经 党务 行政 工 作和 我们根据兵档字 （0 36 20 ）5号文件精神 ， 20 年将 于 04 其它社会活动中直接形成的具有保存价值的各种牌 信 用档 案 列 入 科研 课 题 ， 立 项 、 研 开 始 ， 过 调 从 调 经 匾 、奖杯 、奖 状 和 荣誉 证 书等 反映其 获 奖情 况 的 实 卷、 收集 ， 对奖杯、 奖状 、 牌匾、 荣誉证书等进行整理 ， 物。 信用 档案 具有 直观 性 、 原始 性 、 观性等 特 点 ， 客 它 建立 了信用 档 案 管理 系 统 。具体 方 法 是根 据 《 国 中 向人 们展 现 了直 观 的客观 存在 ，与其 他 载体 的 档案 兵器 工 业 集 团公 司信 用 档 案 管理 暂 行 办法 》 十 大 按 相 互 印证 ， 互补 充 ， 相 使档 案 的 内容 更加丰 富 。 类 （． 0 单位 基 本 状 况 ，． 位 信 用等 级 评估 ，． 同 1单 2合 我 院是 中国兵 器 工业 集 团公司 下 属勘 察 设计 研 履 约 ，． 量 与 管理 体系 标准 认证 ，． 范经 营 与荣 3质 4规 究单位 之 一 ， 着 五十 多年 的兵工 勘察 建设 历 史 ， 有 是 誉 ，． 费者 投 诉 ，． 位 审 计 ，． 件控 、 诉 、 5消 6单 7案 应 查 8法 9其 和 6个 科 技型 综合 勘 察 甲级企 业 ，拥 有 国 内外 先进 设备 和 处 ，． 人 代 表个 人信 用材 料 ，． 它 ） 3 属类 雄 厚 的技术 力量 ，其 科 技成 果在 国 内 占有极 其 重 要 对信 用 档 案开 展全 面 收集 ；对 过 去分 散在 各 基层 部 的地 位 ， 在各 专 业技 术方 面 都取 得 了显 着 的成绩 ， 门和 个 人 手 中的信 用 档案 ，通 过 召开档 案 工 作会 议 曾 获得 了 国家 级优 秀 工程 勘察 金奖 2项 ， 奖 5项 ， 银 铜 等 方式 ， 传 和 贯彻 《 用 档 案 管理 暂 行 办 法 》， 宣 信 增 奖 8项 ， 国家 级 优 秀 科技 进 步 奖 6项及 奖 杯 、 状 、 强广 大职 工尤其 是 各级 领 导 的档案 意 识 ， 明确 信 用 奖 奖 牌 等 实物 ， 一个侧 面 反 映 出我 院发展 状 况 ， 综 档 案 同其 它各类 档 案一样 ， 从 是 必须 按时 、 按规 定归 档 。 合 管 理和 专业 技术 水平 的最直 接 的体 现 。如何 管理 和 利用 好这 些 档案 ， 之 发挥 其应 有 的作用 ， 使 现就 以 二 、 用档 案 的整理 信 信用档案 的整理、 分类 、 目工作做好 了， 能 编 才 发 ； 件材 料 的种类 、 数 、 数是 否齐 全完 整 ， 齐 重 要环 节 ， 文 份 页 不 也是 档案 整理 工作 的首 要环 节 。 只有 收集 全 不完 整 的一 定要 齐 ， 不规 范 的一 定要及 时纠 正 ； 文 及 时 、 选 得 当 ， 有 价 值 的 文件 都 集 中收 集起 来 ， 鉴 把 件 材料 的用 纸 、 字迹 是 否符 合规 范 ， 已破 损 的文 件应 才 能保 证 归档 文件 的齐全 完整 、 便 日后 查考 利 用 ， 方 予 以修 整 ，字迹 模 糊或 易褪 变 的文 件应 予 以复 制等 同时为 档 案整 理 、 目、 定 、 管 、 用 等各 项 工作 编 鉴 保 利 等。 创造 良好 的条件 。 归档 文 件 的收集 ，是 文件 归 档整 理 工作 的一个 4 2 （ 责任编辑 朱亚宏） 《 电兵船档案 》 0 7年第 2期 机 20