公司怎樣文件管理

⑴ 文件管理辦法

外來文件：公文（命令、指令、決議、指示、通知、通報、報告、請示、批復、涵、會議紀要）、電報、傳真等等
本部制發文件：本公司內部文件和對外業務文件
第三條 收文
1. 本公司與外界往來的文件，由辦公室統一登記、收文。
2. 內部制發文件流轉，由各部門自行登記、收文、立卷、存檔。
第四條 發文
1. 以公司名義撰寫的'文件，可由各部門自行擬稿，統一由公司辦公室登記簽發。
2. 以各部門名義撰寫的文件，由各部門自行登記、簽發。
第五條 分文
1. 外來文件由辦公室登記收文後，根據業務性質分送各有關部門處理。
2. 內部制發文件流轉時，由發文部門登記簽發後，直接送收文部門登記簽收。
第六條 會簽
1. 需多部門或多人會簽處理的文件應附上"收文處理單"。
2. 各部門收到需參與會簽的文件時，須本著本部門的職責及時認真處理並簽署意見。
3. 文件收文後，再依"收文處理單"內所指定的會簽順序，轉送其他會簽部門或某人，若某部門或某人為最後一個會簽單位，則處理後將本文件轉送辦公室。
第三章 重要文件的審核、執行
第七條 審核、批示
涉及公司總體協調或應由公司總經理審核的文件，由辦公室匯總簽辦意見，呈總經理或交其他被授權者做最終的審核、批示。
第八條 執行
經總經理或有關人員的批示後，正本留辦公室歸檔存查，由辦公室將文件復印一份送執行單位處理並督促執行。
第四章 撰寫文書格式
第九條 公司實行按國家標准和公司標准統一的文書規范格式。
第十條 對已經統一的文書類（以附件形式下發），要求各部門及員工嚴格按公司規范格式操作

⑵ 公司文檔管理辦法

現如今，我們大都已經習慣了在電腦和手機上進行寫作，這種寫作的方式在給我們帶來便捷的同時，不得不讓我們面對一個問題「文檔分散」，企業經營過程中各種文檔散亂地待在設備各個地方，如果要尋找這些內容的將會花費大量的時間，這極大地降低了我們的工作效率。

如何選對文檔管理工具

好的文檔管理工具可以幫助團隊和企業，做到有效的文檔管理和應用，提高員工的工作成效

• 文檔收集的多元化：支持多種文檔類型一鍵收集圖片、視屏、各種文檔（Word、Excel、PPT、PDF、TXT等）支持多種種類的文檔收集關繫到了文檔共享的成本，團隊和企業需要重視。

• 文檔是否方便結構化存儲：對於團隊企業來說文檔的存儲量較大較雜需要文檔管理工具能結構化的分類存儲，例如多級欄目標簽管理....

• 產品上手難簡度：產品使用上越簡單越好，如果需要一定的技術基礎的話不方便這種文檔工具在企業全面推廣起來，沒法做到人人皆是文檔的編輯者、共享者。

• 產品的使用成本：使用成本的高低大大的關乎到了性價比，在文檔管理產品的選擇上建議大家選擇試錯成本低的工具。

• 分享是否方便搜索是否容易：分享的便利性很大程度影響到文檔的流通與利用是企業文檔管理工具必備的重中之重，分享不方便便無法解決信息散亂的情況。

• 編輯輕松多人協作：管理工具除了存儲管理文檔外很重要的一點是編輯內容，編輯的化就要考慮編輯器是否好用主流的富文本和Markdown的編輯方式是否都具備，團隊協同這塊也相當重要畢竟是企業和團隊。

• 多重許可權管理數據可備份：企業文檔管理工具是企業和團隊資料的匯總庫，因此需要多級許可權管理功能去約束不同級別成員的操作權利從而保護數據安全。當然說到數據安全最重要的是數據是否被自己所掌握，類似像一些雲文檔平台就應提供此類的功能。

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⑶ 公司文件管理規定範文

公司的文件管理規定旨在提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用。下面是公司文件管理細則，歡迎參閱。
公司文件管理規定 範文 1
1. 總則

為減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用，特製訂本制度。

2. 文件管理內容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本公司上報下發的各種文件、資料。按照分工的原則，全公司各類文件由辦公室歸口管理。

3. 收文的管理

3.1 公文的簽收

3.1.1 凡來公司公啟文件(除公司領導訂啟的外)均由收發員登記簽收(由上級或郵電局機要通訊員直送機要室的機要文件除外)後分別交辦公室機要秘書拆封。在簽收和拆封時，收發員和機要秘書均要注意檢查封口和郵戳。對於口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。

3.1.2 對上級機要部門發來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定，如果其中一項不對口，應立即 報告 上級機要部門，並登記差錯文件的文號。

3.2 公文的編號保管

3.2.1 辦公室文書對上級來文拆封後應及時附上“文件處理傳閱單”，並分類登記編號、保管。須由公司承辦或歸檔的公司領導親啟文件，公司領導啟封後，也應交辦公室辦理正常手續。

3.2.2 本公司外出人員開會帶回的文件及資料應及時分別送交辦公室文書進行登記編號保管，不得個人保存。

3.3 公文的閱批與分轉

3.3.1 凡正式文件均需分別由辦公室主任(或副主任)根據文件內容和性質閱簽後，由機要秘書分送承辦部門閱辦，重要文件應呈送公司領導(或分管領導)親自閱批後分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要月即辦。

3.3.2 一般函、電、單據等，分別由辦公室機要秘書直接分轉處理。如涉

及幾個單位會辦的文件，應同主辦單位聯系後再分轉處理。

3.3.3 為加速文件運轉，機要秘書應在當天或第二天將文件送到公司領導和承辦部門，如關繫到兩個以上業務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過2天(特殊情況例外)。

3.4 文件的傳閱與催辦

3.4.1 傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍或公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。

3.4.2 閱讀文件應抓緊時間，當天閱完後應在下班前將文件交機要室，閱批文件一般不得超過2天，閱後應簽名以示負責。如有領導“批示”、“擬辦意見”，辦公室應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。

3.4.3 閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續，以防止丟失泄密。

3.4.4 文件閱完後，應送交辦公室機要秘書，切忌橫傳。

3.4.5 辦公室機要秘書對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關保密規定，並徵得辦公室同意後，予以復印或摘抄，原件應及時歸檔周轉。

3.4.6 按照閱文范圍，離、退休幹部，一般由有關部門定期組織學習有關文件，或由辦公室機要室通知到機要室閱文。

4. 發文的管理

4.1 發文的規定

4.1.1 全公司上報下發正式文件的權力集中於公司，各群眾團體和部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。

4.1.2 各群眾團體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發文應向公司提出發文申請，並將文件底稿交廠辦審核。公司同意發文，則由公司按機構設置與業務分工統一歸口以公司×字發文。

4.1.3 對全公司影響較大，涉及兩個以上公司領導分管范圍的文件，須由經理批准簽發。其餘文件均由分管公司領導批准簽發。

4.2 發文的范圍

4.2.1 凡是以公司名義發出的文件、通知、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發文范圍。

4.2.2 公司下發文件主要用於： ① 公布公司 規章制度 ;

② 轉發上級文件或根據上級文件精神制訂的公司文件; ③ 公布公司體制機構變動或幹部任免事項;

④ 公布公司性的重大開發、項目、經營管理、政治工作、生活福利等工作的決定;

⑤ 發布有關獎懲決定和通報; ⑥ 其他有關公司的重大事項。

4.2.3 公司上行文、外發文主要用於：

① 對上級機關呈報 工作計劃 、請示報告、處理決定;

② 同兄弟單位聯系有關公司重大開發項目、人事勞資、物資供應、科研、基建、經營管理等事宜。

4.2.4 在公司日常項目開發和經營管理中，有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經分管公司領導批准後，由主管業務部門書面或口頭通知執行，一般不用公司文件發布。

4.2.5 凡各業務部門如開專題會議所作的決定，一般都不應發文，不備查考，可以簡寫名義用《工作簡訊》發會議紀要。

4.2.6 各業務部門與外單位發生的一般業務聯系，可用各簡寫的名義對外發函(應各自編號備查)，不用公司名義發文。

5.文件的立卷與歸檔 5.1 文件的歸檔范圍

5.1.1 凡下列文件統一分別由兩辦負責歸檔： ① 上級機關來文，包括上級對公司報告、申請的批復;

② 公司發出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、 工作 總結 、領導發言和生產經營工作的種類計劃統計、季度、年度報表等;

③ 經理辦公室、總務會、公司管理委員會、中層幹部會以及各種專業例會記錄;

④ 公司一級組織召開的代表大會所形成的報告、總結、決議、發言、簡報、會議記錄等;

⑤ 有保存價值的人民來信，來訪記錄及處理結果;

⑥ 參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本公司在會上匯報發言材

料等;

⑦ 上級機關領導同志來公司檢查視察工作的報告、指示記錄，以及公司向上級進行匯報的提綱和材料;

⑧ 反映公司生產、經營活動、先進人物 事跡 及公司領導工作等的音像攝製品;

⑨ 公司日誌和大事記;

⑩ 公司向上級請求批復的文件及上報的有關材料。

5.1.2 業務部門、各群眾團體日常工作中形成的活動資料，由各業務科室、群眾團體負責立卷歸檔。

5.2 立卷要求

5.2.1 文件立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。

5.2.2 立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

5.2.3 要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。

5.2.4 上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館(室)移交，清單一式兩份(接交單位各留存一份備查)。

6. 文件的銷毀

6.1 對於多餘、重復、過時和無保存價值的文件，公司機要室應定期清理造冊，並按上級有關規定，辦理申請銷毀手續。

6.2 經審核同意銷毀的文件，應派專車分別由公司機要秘書和正(副)主任護送到上級機關指定的紙廠監視銷毀。
公司文件管理規定範文2
為了規范公司公文處理程序，保證公文高效、安全、流暢運行，特製定本條例，本條例適用於公司所屬各部門。公司辦公室是公司公文和外來公文的歸口管理部門，負責收、發文處理和文檔管理工作。

第一條 公文的種類

一、決定、決議類

1、對重要事項或重大活動作出安排，用“決定”。

2、對會議討論通過，要求貫徹執行的事項，用“決議”。

二、通知、通報類

1、適用於批轉或轉發有關公文、發布規章、傳達要求下屬單位辦理和通知有關單位了解或共同執行的事項，用“通知”。

2、表揚批評、處分獎勵、傳達重要情況，用“通報”。

三、報告、請示類

凡上行文均使用呈批呈閱件。其中，向上級主管和部門匯報工作、反映情況、提出建議，用“報告”;向上級主管和部門請求批示、批准，用“請示”。

四、公函類

對外商洽工作、詢問和答復，用“函”。

五、會議紀要

記錄和傳達會議議定事項和主要精神，以便在一定范圍內貫徹與執行，用“會議紀要”。

第二條 公文的格式

一般由標題、發文字型大小、簽發人、主題詞、密級、緊急程度、主送機關、正文、附件、印章、發文時間、抄送機關、附註、發送范圍等部分組成。

一、公文標題應當准確簡要地概括公文的主要內容，並應標明發文機關和公文種類。如：公司××部關於××××的通知。

二、發文字型大小。

(一)發文字型大小包括公司、部門字型大小、年號、順序號。

(二)公司級文件。

1、使用“上發”字的，僅限於由總經理起草和公司辦公會確定的文件。

2、使用“上(*)發”字的，特指由某一部門主辦的、涉及公司全局的或需要多個部門配合的文件可以以公司名義下發，但須由部門經理對文件內容進行審核後在“審簽人”處簽字確認。

3、使用“上(*)發”字的，若為幾個部門聯合發文，則只標明主辦部門發文字型大小，並由主辦部門經理對內容進行審核後在“審簽人”出簽字。如財務部和服務部聯合發文，主辦單位為服務部的公司級文件發文字型大小為：

(三)部門文件不使用公司字型大小，直接由部門字型大小、年號、順序號組成。部門文件主要用於部門內部管理事務，以下情況不得以部門文件下發：涉及規章制度類文件;涉及公司財務制度或財務規定的制定、修改的文件，需見股份公司批文，並以公司級文件形式由總經理本人直接簽發;涉及獎懲的文件;涉及其他部門的文件。

三、主題詞是公文標題的簡縮詞，用於電腦文件的檢索。如《關於 春節 放假的通知》主題詞簡寫為“春節 放假 通知”。

四、公文一律加蓋印章，並應註明簽發人。

五、加蓋印章的頁面如無正文時，應在頁面左上方括符說明(此頁無正文)。

六、公文應註明發送范圍和印數。上行文用“報送、並報、抄報”字樣，下行文用“發送”;平行文用“主送、抄送”字樣。輪流傳看一份文件，應註明“傳閱”字樣。上行文一般只標識一個報送領導，如需同時報送幾個上級機關或領導，可以用並報、抄報形式。有時為了使領導之間、部門之間相互了解各自對某一文件的看法、意見、態度可採用傳閱方式。

七、密級公文應分別標明“秘密”字樣，是否屬於秘密應由發文主管單位領導根據文件內容確定。

八、緊急公文應分別標明“特急”、“急”。

九、文件頁面標准格式(附件1-1、1-2、1-3)。

第三條 行文規則

一、公司各部門之間未對有關問題協商一致時，一律不得各自向下行文。

二、公司各部門可以聯合行文。

三、公司所屬各部門不得越級請示。

四、請示的公文一般應一文一事。

第五條 起草公文要求。

一、起草必須使用辦公室統一的文件格式。

二、公文簽發涉及公司全局性重要文件由總經理簽批，辦公室下發。涉及某一方面工作的部門文件由主管領導簽發。如涉及其他部門，以公司級文件下發。

三、凡以“上(*)發”字型大小發出的公文，必須報辦公室審核。審核的重點：是否需要行文，公文內容、文字表達、文種使用、格式等是否符合本條例的有關規定。各部門發出的公文由部門經理審核，報辦公室備案存檔。

四、公文用印應填寫用印登記，經相關領導簽批後，辦公室方可辦理。部門自行用印，應建立登記制度，辦公室將隨時不定期進行檢查。

五、傳遞秘密公文時，必須採取相應的保密 措施 ，確保文件安全。

第六條 收文處理程序。

一、公文的收發、傳閱登記制度由辦公室統一制定，並隨時抽查各部門執行情況(收文登記、文件編號、傳閱追蹤記錄等)。

二、對需要催辦的文件，要建立嚴格的登記制度。承辦部門必須在規定的時間內將承辦處理情況，填妥收文處理箋向發文部門復命。

三、公文辦理完畢，主辦部門應將公文處理情況和結果書面向主管領導回復。

四、各部門凡需由總經理以上領導簽批的公文，一律由辦公室呈報，其處理程序見“第六條 收文處理程序”。

第七條 公文立卷、銷毀。

一、與公司經營活動有關的上級機關來文，重要會議文件資料，經濟活動中的合同、協議、公司文件、部門文件等一切重要文件均應歸檔。

二、公司各相關單位應在當年三月三十日前，將上年度應當立卷歸檔的材料收集整理後，向辦公室集中移交。

三、辦公室收到各單位交來的歸檔文件、資料後，採取年度—組織機構—檔案內容的分類編目 方法 ，進行整理立卷。

四、沒有存檔價值和存查必要的公文，應由辦公室列出清單，徵求業務部門意見後，經辦公室主任批准即可銷毀。對於批准銷毀的文件，要指定專人(兩人以上)監銷，監銷人應在銷毀文件清冊上簽名。
公司文件管理規定範文3
1.目的：為適應公司全方位規范化管理，做好公司文件管理工作，確保使用文件的統一性和有效性，使之規范化和制度化，特製定本制度。

2.適用范圍：本制度適用於公司所有文件的管理。

3.定義：公司文件是傳達方針政策，發布公司行政規章制度、指示、請示和答復問題、指導商洽工作、報告情況、交流信息的重要工具。

4.文件處理程序：公司各部門都應堅持實事求是、尊重客觀、理論聯系實際、認真負責的工作作風，努力提高文件質量和處理效率。文件處理必須做到准確、及時、安全，嚴格按照規定的時限和要求完成。

4.1總裁辦負責公司行政文件的編制、發放、登記、存檔、更改、回收、作廢等管理工作。

4.2公司各職能部門負責本部門的文件編制、編號、登記、存檔、更改和專用文件的管理，發放文件必須在總裁辦備份存檔，並接受總裁辦的檢查與監督。

5.文件分類：公司的公文主要可分為以下類：

5.1管理制度：適用於公司各部門的規范性程序的明確，包括條例、制度、規定、管理辦法。“條例”一般應用於系統性制度匯編;“制度”一般應用於某一方面職能的明確;“規定”應用於一項具體工作的明確;“管理辦法”一般是對條例、制度或規定的細化性操作程序明確。

5.2工作通知：適用於轉發上級文件，批轉下級文件，要求下級辦理和需要共同執行的事項;

5.3人事通知 適用於公司人員錄用、晉升、調動、降職、獎懲等事項的公布。

5.4 工作報告 適用於下級因為某項工作對上級進行匯報請示的行文。

5.5會議紀要 適用於公司各級會議進行的記錄的文件。

5.6對外發函 適用於公司因某項事情對外部機構或個人發送的文件。

5.7決定、決議：對重要事項或重大行動做出安排，用“決定”;經會議討論通過並要求貫徹的事項，用“決議”。

5.8通報：表彰先進，批評錯誤，傳達重要信息。

5.9請示：向上級請求批示與批准，用“請示”。

5.10批復：答復請示事項用“批復”。

6.文件格式：

6.1公司所有文件採用A4豎版模式，四周頁邊距設置為2.5CM，頁腳設置為1.5CM，採用數字形式; 6.2文件首頁頂部添加公司徽標和中英文名稱。

6.3文件一般由標題、發文字型大小、簽發人、密級、緊急程度、正文、附件、發文時間、印章、主題詞、主送單位(部門)、抄報(送)單位(部門)等部分組成;

6.4文件標題使用華文中宋體小二號，其他均使用宋體五號，1.5倍行距。標題與公司徽標間空一行;標題下方靠右為發文編號;發文編號與正文之間可空一行;正文中小標題可使用粗體;章節段落之間可空一行;文件落款位置偏右，正文與落款之間空二行;有附件的文件，附件在文本正文後落款前列出，與正文間隔一行、與落款間隔二行。

6.5發文字型大小包括代號、年號、順序號;公司各類文件須統一編制發文編號，編號數字不分按年度時間順序排序。

6.5.1公司級發文 瑞普 總字【XXXX】XXX號，一般適用公司級重大決定、戰略、管理制度等方面發文，其他各部門發文為該部門為主要責任的相關工 作文 件，一般不具有全局性。 6.5.2人事任免類發文 瑞普 人字【XXXX】XXX號

6.5.3總裁辦發文 瑞普 辦字【XXXX】XXX號

6.5.4財務部發文 瑞普 財字【XXXX】XXX號

6.5.5研發部發文 瑞普 研字【XXXX】XXX號

6.5.6質管部發文 瑞普 質字【XXXX】XXX號

6.5.7營銷中心發文 瑞普 銷字【XXXX】XXX號

6.6簽發人：制度類和通知類文件在落款處上方應加“簽發人”項目，由相關負責人手寫簽名。文件底部應添加與文字頁面等寬兩橫線，兩橫線間下添加“報送、發送、抄送、印製份數”等項目，1.5倍行距。“報送”為需要了解此文件的總監級以上領導，“主送”對象為該文件直接關繫到的部門或人員，“抄送”對象為該文件不直接相關卻應該了解的部門或人員。對於版面一頁稍多的文件，文檔正文部分可以適當縮小行距，使該文件保持在一頁內，但是如果不能保證蓋章生效和相關領導簽字，在文件的第二頁開頭可寫明此頁無正文的字樣。

6.7密級：公司文件密級分為“絕密”、“機密”、“秘密”、“內部文件”四級，注在文件的右上角。

6.8緊急程度：最緊急、最重要、權重最大的工作或事項，標注“緊急”或“急”字樣，經理、主管以上人員閱辦此類文件要求引起高度關注，以最快的速度，組織最有力的資源，統籌安排、科學組織、協調配合、逐項落實，確保工作在規定的時間內按期完成。

6.9具體要求：

6.9.1文件標題應准確簡要概括文件的主要內容;

6.9.2文件中包括項目符號、文件編號、統計表、計劃表、序號、專用術語和百分比必須用阿拉伯數字書寫，分層標識。年月日、人名、地名、文件名稱、事物名稱等，一般不要簡稱，文件必須加蓋公司公章。

例：一.

(一) 1、 (1) 2、 (1)„„

或：1. 1.1 1.1.1 2. 2.1 2.1.1, „„

6.9.3文件最後一頁的頁腳橫線上方有主題詞;

6.9.4公司兩頁以上頁數文件都必須添加頁碼，位置為頁面底端，對齊方式為居中，首頁顯示頁碼，格式為默認格式;

6.9.5文件內容要求按章按條款依次排列，結構完整、層次清楚;實事求是、觀點鮮明、條理清晰、文字精煉、標點正確、用字准確、格式規范;

6.9.6本規定中其他未規定事宜，應按照應用文標准格式編輯。

7.收文：

7.1收文一律使用《天津瑞普生物技術股份有限公司收文簿》;

7.2外單位來文均由總裁辦指定專人收文，由總裁辦統一拆封、登記，由行政總監填寫《文件閱辦單》提出處理意見後，簽收人應於接件當日即按文件的要求報送給有關部門或領導，不得積壓遲誤，屬急件的，應在接件後即時報送。

7.3文書處理工作：

7.3.1文書處理包括文件的分送、傳遞、承辦、催辦、簽收、保管、立卷歸檔等程序;

7.3.2部門文件平時的管理，要求實行分類管理，文件夾側面標題設置為4個字，添加公司徽標和英文簡稱。如：行政管理、公司制度、公司證件、數據統計。文件夾內設目錄便於查找。標題格式詳見附表;

8.發文：

8.1發文執行天津瑞普生物技術股份有限公司發文流程，發文程序如下： 公司內部發文：

擬稿人→核稿人：部門主管領導(經理、總監)審核→公司主管領導(總監、副總裁)核准→編號→列印→蓋章(簽字)→發文→備案 對外發文：

擬稿人→部門經理或總監、副總裁審核→總裁核准→編號→列印→蓋章(簽字)→發文→備案

9.附則：

9.1本制度的最終解釋權及修改權歸天津瑞普生物技術股份有限公司總裁辦;

9.2本制度的制定、解釋、修改等工作由公司總裁辦負責，經公司總裁批准後下發;

9.3本制度自下發之日起生效。

9.4附相關支持性文件。

9.4.1文件頁面格式

9.4.2文件閱辦單

9.4.3公文擬稿紙

9.4.4標題格式

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⑷ 如何做好文件管理檔案文件管理的方法

一、檔案管理

(一)凡是能准確反映公司各項業務活動的文件、材料、聲像、報表，都必須及時歸檔，確保完整無缺。

(二)文檔管理員必須堅持文書隨時立卷的歸檔制度，並分門別類，做好收集、整理、立卷、歸檔工作。

(三)檔案內容包括從成立之日起每年在經營管理工作中形成或公司制發的應歸檔的文件材料。

二、文書檔案管理

(一)歸檔范圍

1、行政綜合類：包括重要的會議材料;制定的內部法規性、政策性文件;組織變革、變遷、大事記、年報等文件材料;發展規劃、工作總結匯報;政府機關頒發的重要文件。

2、組織人事教育培訓類：員工變動表、花名冊、教育培訓卡。

3、會計統計類：年度計劃、統計報表、財務會計預算報表及其說明，各種季度報表、月報表，政府主管部門下發的有關文件材料。

4、質量管理類：質量管理方面的制度。

5、技術類：產品及生產方面技術文檔。

6、銷售紀事類：公司大規模的銷售活動紀事。

(二)文書的檔案立卷

1、歸檔的文件材料種類、份數以及每份文件頁數，均應齊全完整。

2、在歸檔的文件材料中，應當將每份文件的正本與副本、印件與定稿、請示與批復，分類一起排列，不得分開。

3、不同年度的文件一般不得在一起立卷，但跨年度的請示與批復，放在復文年立卷;沒有復文，放在請示年立卷;跨年度的規劃，歸在文件所針對的第一年立卷;跨年度的'總結，放在所針對的最後一年立卷，跨年度的會議文件，歸在會議召開的年度立卷。

三、歸檔時間

公司經營管理活動中的各種合同及常規性報表，根據各自不同的時限要求及時上繳總經理和人力資源部;其它各類檔案如聲像檔案、活動檔案、工程檔案等由各部門暫時保管，月底統一匯總到人力資源部。會計檔案由財務部自行保管。

四、檔案的借閱及銷毀

(一)借閱檔案需按規定辦理借閱手續，在規定的范圍內查閱。不得在檔案上塗改、撕毀，並應及時歸還。

(二)會計檔案一律不準外借。內部調閱應經財務負責人同意。外單位因特殊需要，查閱有關會計檔案時，應持正式公文，並經公司領導同意。查閱會計檔案時不得將檔案帶出公司;如需摘抄、復印，應經財務負責人同意方可辦理。

(三)定期對檔案進行鑒定，准確地制定檔案銷毀清單，對失去保存價值的檔案，登記造冊，經人力資源部負責人審核，報公司領導批准後方可銷毀，銷毀時需有兩人以上參加，並在銷毀清冊上簽字。

⑸ 公司文檔管理流程

在公司的管理中，檔案管理也是一項非常重要的一部分，那麼公司文檔管理流程是怎麼樣的呢？那就繼續往下看看吧。

公司文檔管理流程

第一條 管理部門

1.公司客戶服務中心為檔案管理部門，設置檔案專管崗位，由一人全權負責。

2.文書結案後，原稿由檔案專管人員歸檔，經辦部門視實際需要留存影本。如為特殊案件因業務處理需要，原稿須由經辦部門保管者，應經客戶服務中心部門主管同意後妥為保存，客戶服務中心以影本歸檔，原稿用畢後仍應送客戶服務中心歸檔並換回影本。

第二條 文件點收

文件結案移送歸檔時，依如下原則點收:

1.檢查文件的本文及附件是否完整，如有短少，應即追查歸入。

2.文件如經抽存者，應有客戶服務中心部門主管及檔案專管的'簽認。

3.文件的處理手續是否完備，如有遺漏，應即退回經辦部門補辦。

4.與本案無關的文件或不應隨案歸檔的文件，應即退回經辦部門。

第三條 文件整理

點收文件後，應依下列方式整理:

1.中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。

2.右方裝訂文件及其附件均應對准右上角，左方裝訂則對准左上角理齊釘牢。

3.文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應先整補，裁切折疊，使其整齊劃一。

第四條 檔案分類

1.檔案分類應視案件內容、部門組織、業務項目等因素，按部門、大類、小類三級分類。先以部門別區分，部門別之後依案件性質分為若干大類，再在同類中依序分為若干小類。

2.檔案分類應力求切合實用。倘因案件較多，前款三級不敷應用時得於第三級之後另增第四級「細類」。如案件不多，亦可僅使用「部門」及「大類」或「小類」二級。

3.同一「小類」(或細類)之案件以裝訂於一檔夾為原則，如案件較多，一個檔夾不敷使用時，得分為兩個以上的檔夾裝訂，並於小類(或細類)之後增設「卷次」編號，以便查考。

4.每一檔夾封面內頁應設「目次表」，案件歸檔時依序編號、登錄，並以每一案一個「目次」編號為原則。

5.檔號之表示方式如下 A1A2--B1B2C1C2D1--E1E2，A1A2為經辦部門代號，B1B2

為大類號，C1C2為小類號。D1為檔卷卷次，E1E2為檔案目次。

第五條 檔案名稱及編號

1.檔案各級分類應賦予一名稱，其名稱應簡明扼要，以能充分表示檔案內容 性質為原則，且有一定范疇，不宜籠統含混。

2.各級分類、卷次及目次的編號，均以十進阿拉伯數字表示;其位數使用視案件多寡及增長情形而斟酌決定。

3.檔案分類各級名稱經確定後，應編制「檔案分類編號表」，即將所有分類各級名 稱及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。

4.檔案分類各級編號內應預留若干空檔，以備將來組織擴大或業務增繁時，隨時增補之用。5、檔案分類各級名稱及其代表數字一經確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應事先審慎研議，並擬具新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。

第六條 檔號編定

1.案件如系新案，應就「檔案分類編號表」，查明該案件所屬類別及其卷次、目次 順序編列檔號。

2.案件如可歸屬前案，應查明前案之檔號予以同號編列。

3.檔號以一案一號為原則，遇有一案件敘述數事或一案歸入多類者，應先確定其主 要類別，編列檔號。

4.檔號應自左而右編列，右方裝訂的案件，應將檔號填寫於案件首頁的左上角;左方裝訂

者則填寫於右上角。

第七條 歸檔與檔案清理

1.歸檔文件，應依目次號順序以活頁方式裝訂於相關類別的檔夾內，並視實際需要 使用「見出紙」註明目次號碼，以便翻閱。

2.檔夾的背脊應標明檔夾內所含案件的分類編號及名稱，以便查檔。

第八條 保存期限

文件保存期限除政府有關法令或本企業其他規章特定者外，依下列規定辦理:

1.永久保存:(1)公司章程;(2)股東名簿;(3)組織規程及辦事細則;(4)董事會及股東會紀錄;(5)財務報表;(6)政府機關核准文件;(7)不動產所有權狀及其他債權憑證;(8)工程設計圖;(9)其他經核定須永久保存的文書。

2.10年保存:(1)預算、決算書類;(2)會計憑證;(3)事業計劃資料;(4)其他經核定須保存10年的文書。

3.5年保存:(1)期滿或解除之合約;(2)其他經核定保存5年的文書。

4.1年保存:結案後無長期保存必要者。

5.規章由規章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。

第九條 檔卷清理

1.管檔人員應隨時拂拭檔案架，維護檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。每年年度更換時， 依規定清理一次，已屆保存期限者，得予銷毀，銷毀前應造冊呈總經理核准，必 要時向主管官署報備，並於目錄表之附註欄內註明銷毀日期。

2.保管期限屆滿的文件中，部分經核定仍有保存參考價值者，管檔人員應將「 收(發)文登記單」第五聯附註在其保留文件上，並在第五聯

上註明部分銷毀之日期。

第十條 調卷程序

1.各部門經辦人員因業務需要需調閱檔案時，應填具「調卷單」經其部門主管核准後持向管檔人員調閱。

2.管檔人員接到「調卷單」經核查後，取出該項檔案，並於「調卷單」上填注借出日期後，將檔案交與調卷人員。「調卷單」則依預定歸還日期之先後整理，以備稽催。

3.於檔案室當場借閱者，免填「調卷單」。

4.檔案歸還時，經管檔人員核查無誤並於「調卷單」填注歸還日期及簽章確認後，檔案即行歸入檔夾。「調卷單」由管檔人員留存備查。

第十一條 調卷管理

1.「調卷單」以一單一案為原則，借閱時間最長以一周為限，如有特殊情形欲延長調閱期限時，應按調閱程序重新辦理。

2.調卷人員對於所調案件，不得抽換增損，如有拆開必要時，亦須報明 原因，請管檔人員負責處理。

3.調卷人員調閱檔案，應於規定期限內歸還，如有其他人員調閱同一檔案時，應經調卷變更登記，不得私自授受。

4.調閱案件限與經辦業務有關者，如調閱與經辦業務無關之案件，應經文書管理部門主管同意。

⑹ 如何高效實現公司文件管理

信息化時代，企業在每一天的高速運轉中產生出大量文件，這是企業的信息化資產。但隨著這些資產數量的增加，處於一個分散的狀態而難於系統的管理運用起來，這樣長期運轉下來就會造成企業信息資產的丟失，數據信息的泄露，這給企業帶來的損失是難以估量的。企業要避免這些潛藏的信息安全隱患可以藉助市面上風頭正盛的文檔管理系統來解決這一難題。

文檔管理系統是信息化 社會 衍生出來的產物，它應運而生，專門就為了幫助企業對於信息化資產的管理，為企業內部搭建一個知識體系平台，管理企業內部各類型的文件。

下面就給大家簡單介紹一下市面上較為普遍易度文檔管理系統對於企業文檔管理是如何進行的。

我現在任職的崗位涉及技術類型和銷售類型的工作，雖然你我公司性質和業務范圍可能不一樣，但是面臨的問題都一樣，每天不同項目或不同客戶產生文件眾多，如何進行區分，如何有效管理是一個比較棘手的問題，必須引起足夠的重視，有條件的公司會購買使用專業的管理軟體，但是對於多數中小型的企業來說都是人工自行管理，簡單經濟。下面就說一說我的一些具體做法。

一、分類制度

建立完善的分類制度。文件雖然眾多，但是文件的性質卻是有限的，根據性質進行分類。分類具有層級關系，先進行大方向的分類，再向下逐步的細分。

1、大方向分類

這個很容易理解，是銷售文件、技術文件還是合同文件等，文件夾命名具有統一的格式。

2、細節分類

例如技術文件，我們一般都是按項目進行分類，每個項目命名一個文件夾，所有文件夾都是以日期開頭，在電腦上按名稱排列，以詳細信息進行查看，這樣就比較符合我們日常以時間節點去查看項目的習慣。文件更需要以時間開頭命名，正式版本或外發版本在名稱後面加括弧備注。

二、規范備案

無論每天產生多少文件都按要求做好記錄備案，有時候往往會因為備案不及時，搞不清文件的先後順序或者是不知道某一文件的應用項目或者客戶，所以要避免這種情況的發生。

三、匯總建表

單單靠上述做法是不夠的，有時需要進行建表匯總分析，尤其是涉及的一些外發文件，備案是一方面，還需要登記記錄，記錄內容包括:收件人信息如姓名郵箱電話等、發件日期、發件內容等，通過表格統一記錄篩選，方便查詢。為項目建立各種檔案，了解項目在進行過程中各個重要細節，這樣無論事情過了多久，你都會通過電腦記錄的內容知道中間過程的具體情況，更知道某個文件的用途、版本以及日期等。

文件管理是一個比較復雜的工程，不同公司不同崗位不同人員適合的文件管理的方式方法也不盡相同，關鍵在於找到適合自己的管理方式。我是星球CEO，希望對你有所幫助，同時也希望有不同見解的網友評論指教。再次感謝！

廣告公司確實文件比較多，單是修改過的圖片海報就數不勝數，占著硬碟的空間還不能刪除，關鍵就是想找的圖找不到，不想再看到的天天出現在你的面前，讓人頭疼。

我總結了以下幾點，希望你從裡面能得到一點幫助

1，在硬碟里完美分區

圖片，文案，ppt等都匯總以下，或者一個公司一個文件夾的放置，每一個公司裡面再細分幾個文件夾，分別放圖片，文案等等，我覺得這樣是比較直觀的，比較容易找到。

2，設置好圖片或文案的名稱

很多時候我們設計出來的圖片海報都會修改，還有些時候改來改去客戶又會說還是原來的好。所以我們要給每一個文件起一個好記又容易找到的名稱。這里我舉一個小例子：某某公司讓我做了一個海報設計，設計完成後我給圖片命名為 某某公司海報原稿 ，交給客戶看後不滿意，改這里，改這里，改這里，聽完客戶意見後繼續修改，第一次修改後命名為 某某公司海報001 第二次是 某某公司海報002 等客戶滿意後命名為 某某公司海報定稿 。就這樣，分層次的命名文件，當客戶再不滿意的時候會容易找到點。

2，補充一點

很多時候海報設計師每個月或每個季度就會重新設計一番，頻繁的也有一周一次，那麼，就某某公司的海報設計命名方式還是不能分別出來是什麼時候設計的，當然也可以看屬性的日期，但是太麻煩了 乾脆在命名的時候直接添加好日期吧 某某公司海報180306001 名稱的意思是18年3月6日第001號設計。

3，老文件太多，硬碟吃不消了。

做設計的電腦永遠是嫌棄硬碟小的，素材，修改稿，圖冊，海報，等等太多了 又都是高清大文件，很占空間，我們可以把一些老文件或者很久用不到的文件上傳到雲盤里，公司可以共用賬號，也方便同事們下載。

以上內容為個人意見，希望能幫助你，能夠得到你的一個贊！？

簡單的我說幾種辦法，

window系統文件的更改，保存，都有時間的提示，可以對比找到你最新的修改文件，

還有個笨辦法，在每天辦公的文檔建立一個日期的文件夾比如說這樣的

這樣也不怕舊文檔的丟失，也可以對比修改，

還有就是介紹個軟體可以對比去重 這個軟體功能很強大！

文件管理要從檔案管理的思維出發，進行分門別類的管理。可以藉助企業的互聯網辦公軟體或簡單的電子類目錄進行索引管理。

如果不清楚的話，可以到所在地圖書館看看，實地考察看看圖書館如果進行圖書的歸類、分類及查閱。

多思考，多借鑒，按編號，按內容，按部門，按時間，按層級……建立索引並進行管理。

可以搭建雲盒子私有雲企業網盤，推薦的原因有以下三點：

彈性擴容

現代企業的文件數據都是非常龐大的，因此彈性的存儲空間非常重要。雲盒子私有雲企業網盤支持彈性擴展，硬碟即插即用。

安全存儲

雲盒子支持定時備份、加密存儲、預覽水印、外鏈期限、雲鏈加密、敏感詞過濾、我二維碼登錄、文件許可權設置等多達22項安全功能機制。保護企業文件的安全，防止數據丟失。

高效協作

你可以從雲盒子隨時隨地獲取文件，跟同事溝通，發起文件流程、提醒同事查看、發郵件……雲盒子並非簡單的文件管理，而是在文件管理的基礎上幫助大家更輕松展開協作，提高工作效率。

現在的企業大多都是無紙化辦公，紙質版的文件資料不僅難保存，處理起來也是非常瑣碎。企業採用電子版的文件後，不僅能夠提高工作效率，還很環保。

當天電子文檔積累多了之後也需要一款合適的文件管理文件來打理，實現企業高效辦公。

意暢網盤就是一款專業的企業文件辦公軟體，首先網盤能夠大量存儲企業文件並自動備份，不用擔心存儲空間和文件遺失的問題。

其次網盤的高級搜索功能能夠在海量文件中快速找到目標文件，分享文件給其他人時只需要發送一條鏈接即可。

最後意暢網盤系統對外開放標准API介面，企業已有業務系統可進行集成，讓企業文件管理和業務往來更加互通。

如今企業在實施文件管理的時候，往往把文件管理理解成文件的備份和保存，變成了一個額外的工作，且不說員工會抵觸，也沒有考慮到如何將文件管理與日常業務中的問題相結合，很多時候，往往難以達到理想的效果。

文件是每個企業都需要把控的重要核心內容，因為文件資料承載的是企業的發展記憶、經驗以及成果，很多時候，管理只是停留在個人或部門層面，這些重要的文件會因為員工的離職而丟失，因為時間推移而失去記憶，也會因為使用不規范而出現遺失、損壞，更有被惡意擴散導致形成損失的可能。

所以，會博通 可以為客戶提供將企業的各類型文件（文檔、音視頻等）均存放到管理平台中實現有序化管理，避免出現管理分散和人員流失導致的文件的流失。同時，我們也為企業提供三大管理體系：流程、許可權和借還管理體系，實現企業文件的規范化應用，解決利用不便、去向不明、被惡意擴散等尷尬情況。一般的管理軟體主要解決的是過程的管理，而會博通 是對已經轉化為成果的文件進行管理，不僅包括形成的過程管理，也包括後續傳播、變更、借還等的管理。

文件管理現在越來越受企業的重視，文件管理的本質是為了更妥善的存放文件，幫助節省後續查找的時間。想把文件集中儲存管理，那麼可以試一下這一款企業協同辦公軟體-無憂·企業在線文檔。

無憂·企業在線文檔是一款支持 開源 （提供100%源代碼）、私有化 部署 （並支持SaaS模式與PaaS模式）、支持 二次開發 的企業級在線文檔。功能齊全（表格、文檔、腦圖、流程圖等等），操作便捷，簡單易上手，無需培訓。基本能夠滿足大家全場景的高效辦公使用需求。

產品功能介紹：

開源：https://gitee.com/software-minister/jvs-knowledge-ui

登錄界面，干凈利落，沒有任何廣告（支持多模式用戶登錄，微信登錄、賬號密碼登錄、也可添加其他登錄方式）

地址：http://knowledge.bctools.cn/

在線編輯，協同辦公 ：可多人同時編輯，目前是各個大小企業辦公中必不可少的功能，協同辦公在相同成本的情況下，大大的提高工作效率

便捷操作：像書架一樣的 知識庫 的目錄及大綱功能，讓多篇文檔結構化，形成一本本像書一樣清晰易讀的知識庫，方便知識創作及沉澱。文章內容編輯時刻上手，無需培訓。

便捷操作：像書架一樣的 知識庫 的目錄及大綱功能，讓多篇文檔結構化，形成一本本像書一樣清晰易讀的知識庫，方便知識創作及沉澱。文章內容編輯時刻上手，無需培訓。

完善的許可權體系：組織、部門、菜單、角色、等許可權體系，更加適合於企業管理

高效協同，支持團隊管理，提供所有者、管理者、成員、普通遊客等多種角色控制信息分享范圍

支持多種文檔：富文本、腦圖、在線表格、畫圖等等。。。

簡單好操作的文本編輯器

功能豐富強大的在線表格，你想要的功能都有

清晰極簡的腦圖編輯

協同辦公，提升團隊效率

強大的文庫搜索引擎，輕松查找任何文檔，任何內容，更加方便

多種應用擴展，更加輕松便捷

產品核心特色：

私有化部署：提供容器化部署方案，支持公有雲、私有雲的多種模式，滿足不同場景需求，私有的才是安全的。

代碼開源，目前開源的代碼在gitee、github等代碼託管平台開源，100%源碼開放。

擴展性強，底層採用spring cloud 的基礎框架，可以擴展海量並發，並且目前除了知識庫，開發團隊正在構建私有化的視頻會議、郵件管理、任務管理等應用。

支持多種模式：支持多租戶（SaaS），也支持單租戶（PaaS）模式，後端自主控制

無憂文檔目前版本1.3，下一個版本更新，會逐漸調整以下功能：

除了上述的功能，我們接下來還將逐步開源 「項目任務管理」、「私有化的視頻會議」、「企業內部管理系統」等等一些企業級應用PaaS產品。

⑺ 公司文檔管理辦法

項目文檔是項目管理者了解項目開發進度、控制項目質量、發現項目存在的問題以及預期目標的管理依據。

大多數項目的項目成員都來自不同部門、不同崗位。因此，在企業文檔管理中常常會出現信息割裂、無據可查的問題，使整個項目的管理變得混亂。

要想進行有效的文檔管理，一套標準的文檔管理規范與文檔管理工具缺一不可。

首先是建立文檔管理規范：

項目管理者需要結合行業及項目的實際情況，制定出適合自身的文檔管理規范。如明確項目文檔的具體分類：

1. 從重要性和質量要求角度：可以分為非正式文檔和正式文檔

2. 從項目周期角度：可分為開發文檔、產品文檔、管理文檔

之後，我們可以利用工具搭建統一的文檔管理平台：

以文檔協同和知識庫管理工具 ONES Wiki 為例：ONES Wiki 可以幫助項目團隊高效編輯、管理文檔，沉澱團隊經驗。

1. 撰寫各類文檔、展開討論

2. 高效沉澱周報、會議記錄

3. 組織項目文檔，管理項目知識

4.構建團隊知識庫

如此一來，你就可以輕松管理項目文檔，幫助團隊向知識型組織邁進。

⑻ 公司內部文件管理規定範文

為了保證公司文件的完整，便於查找利用,做好收集、立卷、保管、等工作,維護文件檔案的完整和安全，要對公司的文件做好管理。下面是公司內部文件管理細則，歡迎參閱。
公司內部文件管理規定 範文 1
1.目的

為了更好的規范公司各類文件的發放與存檔管理，樹立公司正規嚴謹的良好形象。

2.適用范圍

公司及公司各部門、各門店對內發文。

3.標准

結合公司實際要求，在遵循文件格式及標準的前提下，對其格式及標准進行了靈活運用。

4.內容

4.1公司常用文件

4.2規格：統一使用A4紙張，上下邊距2.54㎝，左右邊距3.17㎝。

4.3公司各部門代碼：

總經辦：ZJB;

人事行政部：RZ;

運營部:YY;

商品部：SP;

市場部：SC;

財務部：CW;

4.4保密等級：公司文件管理分A、B、C、D、E五個保密等級

A級：機密文件，限總經理、董事會等以上成員知悉;

B級：高級文件，限部門經理以上管理成員知悉;

C級：中級文件，限相關部門內部成員及經理以上管理成員知悉; D級：普通文件，限公司內部所有成員知悉;

E級：一般文件，限公司內部及門店所有成員知悉。

5.文件的擬稿、審批、發放與簽收

5.1擬稿

5.1.1各部門文件的草擬由各部門負責起草，起草應做到符合國家法律法規及公司相關管理制度，部門負責人負責文件審核。

5.1.2正文要情況清楚、觀點明確、表述准確、結構嚴謹、條理清楚、直述不曲，字詞規范、標點正確、篇幅力求簡短。

5.2審批

5.2.1公司級所有發文、制度由公司總經理審批後，方可用印並流轉;

5.2.2如未經審批進行發文或發文中存在明顯錯誤，造成不良後果的將追究相關負責人責任。

5.2.3考慮到公司實際情況，公司對內緊急公文先以總經理確認後的電子版上傳到共享並以電話通知方式先行操作，後補發紙質版並簽收。

5.2.4公司職能部門對部門的通知等不需上升至公司級文件的無需以此文件要求執行。

5.3發放與簽收

5.3.1公司文件發放/流轉/存檔均由人事部負責

5.3.2公司的文件均由各部門負責人在原稿上簽收，同時部門負責人好做部門內其他員工的文件流轉工作。

6.生效日期

6.1本管理制度自2013年4月8日起實施。

6.2本制度最終解釋權歸人事部負責
公司內部文件管理規定範文2
第1章 總則

第1條 目的。

通過對公司內部文件控制流程進行管理，使文件管理控制工作更加系統、科學、規范、高效，以保證各部門及人員及時、正確地使用有效文件，提高工作效率。

第2條 適用范圍。

本制度中的“文件”包括公司日常運營過程中產生或所需的文件資料、公司業務往來公文以及公司對內發布的所有流程、制度、作業標准與規范、作業指導書等。

根據公司各類文件的性質進行縱向層級劃分，可分為下列五級文件。

第3條 管理職責劃分。

(1)各級主管副總主要負責所轄職責范圍內的文件進行審核、批准工作，其中，總經理(或管理者代表)還承擔著對公司各類體系文件進行定期評審的職責。

(2)總經理辦公室主要負責公司一級文件的組織編制、審核，以及二級文件的會審組織工作。

(3)人事行政部負責本制度的編制、解釋與修訂工作，並由其行政專員負責公司營運、資質類文件資料的保管;其中，人事行政部下轄體系文件管理室，並由其文控員專職負責公司各類體系文件的統一編號、收發、存檔、作廢等管理事宜。

(4)各職能部門負責對各歸口職能和分管業務線的有關文件的編制和副本保管工作。

第2章 公司內部文件編碼細則

第4條 公司內部文件的編碼主要由以下五個部分組成。

(1)第一部分：公司代號，代碼為×××。

(2)第二部分：層級分類代碼，代碼分別為1、2、3、4、5。

(3)第三部分：大類代碼，代碼分別為綜(綜合管理類)、制(生產製造類)、市( 市場營銷 類)、研(研發類)、其( 其它 類)等。

(4)第四部分：小類分類代碼，代碼分別為目標(目標計劃類)、人力(人力資源類)、辦公(辦公類)、總務(總務後勤類)、保衛(保衛類)、生產(生產類)、質管(質管類)、項管(項目管理類)、產研(產品研發類)、其(其它類)等。

(5)第五部分：文件流水號，代碼為001～999。

第5條 公司內部各級文件編碼示例如下(以人事行政部文件為例)。

(1)一級文件：×××1—001。

(2)二級文件：×××2—綜—001。

(3)三級文件：×××3—綜—行政—001。

(4)四級文件：×××4—綜—行政—001。

(5)五級文件：×××5—綜—行政—001—001。

第3章 公司各級文件編制、審核、審批規定

第6條 公司一級文件，由公司總經理辦公室組織相關人員進行編制。一級文件編制完成後，需經總經理辦公室主任審核後，交由公司總經理審批。

第7條 公司二級文件，由各業務歸口部門協同流程協同作業部門共同編寫。二級文件編制完成後，由總經理辦公室組織相關部門及人員進行會審。經會審後，二級文件需交總經理審批。

第8條 公司三級文件，若其覆蓋范圍超過2個(含2個)職能部門，其編制工作由各歸口管理職能部門組織，並交主管副總審核後，交總經理審批。具體分工如下。

(1)目標類、計劃類三級文件由總經理辦公室負責組織編制，交分管運營副總審核。

(2)人事、行政、總務類三級文件由人事行政部負責組織編制，交分管行政副總審核。

(3)財務類三級文件由財務部負責組織編制，交分管的財務副總審核。

(4)生產製造類三級文件由生產部組織編制，交分管的生產副總(或廠長)審核。

(5)市場營銷類三級文件由營銷部及相關部門組織編制，交分管的營銷副總審核。

(6)供應類三級文件由采購部及相關部門組織編制，交分管的運營副總審核。

第9條 公司四、五級文件的編制、審核、審批規定如下表所示。

公司四、五級文件的編制、審核、審批規定表

第10條 除部門、車間內部文件外，其它公司內部文件在內容審核後，必須交人事行政部或體系文件管理室進行有關文檔格式、文件內容重復性與沖突性的二次審核。二次審核合格後，各文件編制部門方可送交相關批准人批准。

第4章 文件發放管理規定

第11條 所有公司內部發布的文件均需由人事行政部制定分發號，加蓋“受控”章才能發放。每份文件不同的復印件必須註明不同的分發號，以便追溯。

第12條 體系文件需由體系文件管理室文控員負責發放管理工作，其它內部文件的發放由人事行政部行政專員負責實施。

第13條 根據文件發放批量劃分，文件發放主要兩種情況：大批發放與零星發放。

(1)大批發放時，應建立《公司內部文件配置、發放與回收登記表》，並報各文件歸口職能部門的分管副總審批。

(2)零星發放時，應建立《公司內部文件發放與回收登記表》。

第14條 文件領用人應在《公司內部文件配置、發放與回收登記表》或《公司內部文件發放與回收登記表》上簽名後，方可領取注有分發號和“受控”狀態標識的文件。

第15條 領用部門領到文件後，應及時建立《收文登記表》。

第16條 文件發放完畢後，人事行政部行政專員或體系文件管理室文控員應及時對文件進行分類、歸檔保存，並更新《公司內部文件清單》。

第5章 公司內部文件使用與借閱規定

第17條 文件使用部門應及時向相關人員進行文件內容宣貫、培訓，將文件放置在適當的位置(場所)，確保相關人員能夠及時、正確地使用文件。

第18條 當出現以下情況時，使用部門可填寫《文件領用、借閱申請表》，申請更換或增發。

(1)文件破損嚴重影響使用時。

(2)根據使用需要須新增、改版時。

(3)文件丟失需重新領用時。

第19條 《文件領用、借閱申請表》需經人事行政部審批後方可實施更換或增發。更改或重新領用時，使用原文件分發號;增發時，應按原分發號順序新增一個分發號。

第20條 公司內部文件借閱規定如下。

(1)當其他公司或個人需借閱文件時，應填寫《文件領用、借閱申請表》，經人事行政部或體系文件管理室批准後，行政專員或文控員方可辦理借閱手續，並負責催討。

(2)借閱時最長時間不得超過半個月。

(3)公司內部各部門、各車間需借閱文件時，應經人事行政部或體系文件管理室審批和登記後，方可辦理借閱手續。借閱時，行政專員或文控員要負責明確借閱期限與催討工作。

第6章 公司內部文件更改、回收、作廢與評審規定

第21條 公司內部文件在使用時若遇到下列情形之一的，應進行修改。

(1)公司現行文件與有關國際標准、國家標准、地方標准和法規及行業標准相沖突時。

(2)文件內容與客戶的需要相矛盾或不能滿足客戶的要求時。

(3)文件的內容不正確、不適合或操作性不強時。

(4)有更合適、更先進的或更具可操作性的產品標准、操作 方法 、管理手段時。

第22條 文件修改程序規定如下。

(1)公司一級文件修改或其它各級文件大批修改時，公司應專門成立文件修改小組進行運作，修改完後的審核、批准、發放使用以及舊文件回收均按本制度的相關條款執行。

(2)文件需要更改時，由文件編制部門填寫《文件變更審批表》並附具體修改內容，交文件原審核人審核、原批准人批准後方可進行文件更改。

(3)文件更改由人事行政部行政專員或文控員按《文件變更審批表》負責組織實施。更改可採取劃(改)或換頁等方式，同時要做好修改狀態標識的更改，在修改處加蓋“更改”章，更改應覆蓋該文件發放的所有場所。如採取換頁的形式，應將原未更改的頁面回收。

第23條 文件回收與作廢規定如下。

(1)當文件改版或修改時，會產生大量的作廢和失效文件。行政專員或文控員應做好作廢文件的回收、登記和標識區分工作。

(2)作廢文件應進行定期處理。行政專員或文控員應填寫《作廢文件審批表》交部門主管批准後方可處理，將作廢文件保留一份，並另加蓋“作廢存留”標識，歸檔保存一年備查，其他的進行銷毀。

第24條 文件評審規定如下。

(1)人事行政部經理應定期組織行政主管、行政專員等相關人員做好文件評審工作。

(2)文件評審的時間可與體系文件的管理評審相結合，評審內容包括現有文件的充分性、適宜性和有效性，確定文件修改清單和文件新增清單，以持續改進文件的可操作性和科學性。

第7章 附則

第25條 本制度由人事行政部編制，解釋權歸人事行政部所有。

第26條 本制度經行政副總審核、總經理審批後，自發布之日起開始執行。
公司內部文件管理規定範文3
為了控制公司文件發放的適當范圍、作廢文件的及時回收，確保各部門、車間所使用的公司文件的有效性，特製定本規定。

1、文件的發放：

(1)財務部、生產部、營銷部辦公室以本部門名義形成且在本部門管轄范圍內發放的文件，各自安排發放和回收。需要在公司各橫向關聯部門之間發放實施的文件，由辦公室安排專人統一發放和回收。

(2)各部門需辦公室安排發放文件時，必須將文件列印並復印好，由部經理書面寫明發放范圍、發放時間並簽名後送綜合管理部，由辦公室主任安排文件發放人予以發放。

(3)任何文件，發放人須建立“文件發放回收登記表”。發放到各部門的所有文件，由部門負責人簽字接收。如部門負責人不在，由部門在場人員簽名代收。代收人必須負責及時將文件轉給部門負責人。需個人接收的文件由部門內部建立“文件發放回收登記表”，並由個人親自簽字接收。

(4)需發放到正科長以下管理、輔助人員和職工的文件(包括學習材料等)，發放人只需發放到相關正科長級管理人員，再由正科長級管理人員安排發放到相關個人。

2、文件的更改：

(1)任何原因造成文件的個別字句需要更改，且更改後不影響整個文件版面的整潔美觀，由原編制形成的部門負責人書面寫明更改位置和如何更改(數據性或原則性的須報直屬部經理簽字認可)，連同編制形成部門負責人的私章送原發放人，由原發放人根據原發放范圍及存檔予以更改。

(2)文件發放人根據更改字數多少和繁簡情況，可到現場為原件人更改，也可以收回後予以更改，再返還給原收件人。但在更改時必須用雙線劃掉原字句，在劃掉的字句對應上方行距空間寫上新字句，並在更改處蓋上原編制形成部門負責人的私章。

3、文件的換頁：

(1)任何原因造成文件單頁大面積修改，需換頁的，由原編制形成將需修改頁面進行修改並列印、復印好，由其部門負責人書面寫明換頁情況(屬數據性、原則性修改須部經理簽字認可)送原文件發放人，由原文件發放人根據原發放范圍予以換頁。

(2)所有需換頁的文件，由文件發放人統一換頁並註明執行時間，將原頁銷毀。

4、文件的回收、作廢：

(1)因公司制度匯總、部門調整、規劃變化等原因，造成原文件內容與新文件內容重復、沖突而失效的，由匯總部門或新文件編制形成部門負責人，安排原發放人予以回收。

(2)文件發放人在回收文件時，必須持“文件發放回收登記表”由原接收人在登記表相關欄內簽名後回交。

(3)每年12月下旬，由辦公室通知各部門，對本年度平時未統一回收的文件、報表等無效材料清理回收一次。

(4)所有回收的文件均於回收當日送辦公室，由辦公室主任統一安排銷毀。

5、其它規定：

(1)任何部門以公司名義形成的文件討論稿或正式稿，必須發放到董事長兼總經理、財務部經理、生產部經理、營銷部經理、公司各職能部門負責人及其他相關聯人員，以便了解公司政策方向，根據公司各方面情況系統地進行修改，確保介面部門的相互配合。

(2)無論部門或公司發放的文件在發放前都必須在檔案室存檔備案。

(3)任何文件相關部門負責人接收後必須領學或傳達應執行的員工，認為有必要復印下發到相關員工時，須向原發放部門提出申請，由原發放部門復印按發放程序予以發放。不得私自復印下發，避免文件使用范圍失控，造成有效和無效版本的混淆。

(4)所有換頁或作廢文件屬存檔的或相關部門需留存備查證明的，發放人只需蓋上作廢章即可，不予收回，但檔案管理員必須在“作廢文件”檔案欄目登記註明，妥善保管，以便備查。

(5)發放文件屬討論稿的，討論人組織討論結束後須按時交文件編制形成部門。

(6)文件發放人必須將已使用的“文件發放回收登記表”按季度裝訂成冊，妥善保管，以便備查或回收時使用。保存期限為三年。

6、任何人未經總經理批准，不得將公司文件私自提供給公司以外人員。則除承擔50元罰款外，對由此造成的一切後果負責。

7、本規定各條款如有違犯，對責任人每次罰款50元，由其直接領導開通用罰款單收繳。
公司內部文件管理規定範文4
一、總則

1、技術文件是本公司的核心秘密，是本公司能夠持續發展並在市場上保持強勢競爭力的有力保障，公司的技術文件屬於公司所有。

2、為規範本公司技術文件的管理，確保文件編制的正確性、完整性，明確技術文件的編制、簽署、更改、保存等相關的內容，確保技術文件的正確性及實施有效的管理，特製訂本制度。

3、適用范圍:適用於本廠的技術文件的管理。

二、技術文件的編制

1、技術文件包括:技術文件是指公司的產品設計圖紙、技術標准、技術檔案和技術資料。

具體包括:

1)開發計劃階段:方案設計、質量保障大綱、設計開發計劃書、檢驗要求。

2)開發設計階段:原理圖、印製版圖、產品編程手冊、機械結構圖、編程器件燒寫文件、可編程器件源碼、硬體編程手冊、軟體安裝包、驅動程序、設計評審記錄表。

3)產品調試階段:產品調試手冊、產品焊裝明細表、產品調試記錄、產品驗證記錄。

4)產品維護階段:設計開發 總結 、軟體使用手冊、產品使用手冊。

2、技術文件的技術要求和數據等必須符合國家相關標准和規定要求。

3、技術文件由技術開發部等相對應部門編制，各部門應對技術文件的准確性、合理性負責。

三、技術文件的提交

1、在產品開發的整個周期中，設計人員必須按照技術文件規范認真進行各項文件的編寫工作，以保證技術文件的完整性。

2、在產品開發的各個階段，設計人員都必須按時提交設計文件，並保存在公司的伺服器中。每當設計文件發生重大更改後，設計人員都必須重新提交文件，以便更新伺服器中的文件，保證開發工作的可靠性。

3、設計文件的提交以starteam為准，設計人員須按照提交的文件類別提交到starteam相應的目錄。

4、對於已提交的文件，任何人員不得故意在伺服器上進行刪除。

四、技術文件的歸檔

1、各相關負責人負責技術文件的審核和批准;技術文件的編制必須嚴格執行編制、校對、審核三級把關制度;明確各級的責、權、利。

2、技術文件應保證標題欄中的編號、名稱、日期，設計、校對、審核、批准等欄中簽署齊全，簽署不齊全的技術文件不得用於歸檔。

3、文件簽署分為紙質文件簽署、電子文件簽署和光碟簽署。其中，紙質文件簽署須在紙質文件上手寫簽署，電子文件簽署則在starteam上以備注的方式進行簽署，光碟簽署則在光碟封面的標簽上進行總體簽署。

4、各類歸檔文件經確認無誤並且簽署完畢後，方可進行歸檔工作。歸檔文件要求一式兩套:一套存放在公司伺服器上，供查閱使用;一套刻錄成光碟，做封存保管。

5、用來存儲歸檔文件的光碟或其包裝盒上應貼有標簽，標簽上須註明光碟的大致信息，如名稱、編號、簽署信息等。

6、歸檔文件時，須填寫<設計項目歸檔資料清單>，並對歸檔文件進行真實有效型和完整規范性檢驗，檢驗合格後方可給予存檔。

五、技術文件的借閱

1、任何員工之間不得私自傳閱技術文件，不得非法保持不具許可權的文件。

2、若因工作需要，須借閱技術文件，則需報相關領導批准，並填寫<借閱登記表>，然後方可通過獲得的授權從公司伺服器上下載相應的文件進行查閱。

3、對於借閱的文件，不得私自列印、傳閱，不得泄露借閱文件的秘密。

4、如有特殊情況需要將文件轉與他人或攜帶外出時，須經相關領導批准。

5、文件閱覽之後，須在相關人員的監督下徹底刪除借閱文件，並補充完整<借閱文件記錄表>。

六、責任追究

⑼ 公司文件的管理有什麼方法

可以用文件管理系統來管理公司的文件，企業在日常中，有內部文件和客戶關聯的文件等，
從與客戶的第一次溝通開始，到最後成交以及售後服務過程中，會產生很多相關的文檔，比如需求說明文檔、報價、合同、發票、付款憑證等電子文件。這些文件對於後續業務的開展和參考有著重要的作用。隨著客戶量的增加，我們就有必要在Rushcrm系統中將這些文檔集中存儲和管理起來。那要如果來管理呢？接下來小編就給大家講一下。
文件夾管理
既然要集中管理文檔，自然是要分文別類，這里我們可以事先在「文檔管理」中創建好不同分類的文件夾，用於專項存儲文檔
文檔上傳
Rushcrm為了使文件與業務之間有更好的關聯性，每個模塊下都關聯了文檔區塊，用戶只需要在相應的業務環節中在模塊表單內直接上傳文件，Rushcrm就能自動將文件歸集到文檔管理中，並在模塊表單中直接展現文檔列表，可以清楚的看到文件的類型、上傳時間、歸檔的文件夾。
總結
文檔管理不單單可以存儲文件，還可以設置文檔的下載許可權。另外，還支持編寫在線文檔。

⑽ 公司檔案文件怎麼管理

數字化辦公專業服務商：藍凌軟體認為，公司檔案文件要管好，應注意以下幾方面：
1、構建檔案管理體系，從制度設計到流程落地，都要適配公司業務與經營管理；
2、建設檔案人員隊伍，所有檔案工作都需要各業務線條上的檔案員來協同，需要提升檔案專業技能來保障
3、夯實數字平台支撐，紙質檔案߅電子檔案都需要數字技術的高效支撐，才能讓檔案的管與用發揮更大價值。