歸檔文件怎樣裝訂

㈠ 《細則》為何規定歸檔文件用線裝訂

這是因為用線裝訂文件具有以下優點：
1、裝訂痕跡較平整，不會增加裝訂處的厚度，有利於文件的裝盒。線裝無論是車縫還是三孔一線式的裝訂方法，由於所用的線較細，裝訂後不會增加裝訂處的厚度，多份文件堆疊裝盒時不會造成一邊厚、一邊薄的現象。
2、線具有光滑而柔軟的特性，使用線裝，裝訂處較為光滑，可以減少或避免文件裝盒及檔案利用時對文件造成的損傷。
3、整理好的文件由於整理中的失誤、到期文件銷毀等種種原因，會出現需要二次整理的現象。且隨著檔案載體的多樣化，一些文件需要製作為縮微膠片，或通過計算機掃描製成光碟。為了保證拍攝或掃描質量，需將文件諸頁拆開，完成工作後再次裝訂。歸檔文件用線裝訂能較好地滿足這些要求。
4、材質可靠，操作簡便。線裝的材料是線，從古至今長期用在各類書籍、檔案的裝訂上，是經時間檢驗的可靠的材料。線裝所採取的縫紉機車縫的方法，容易掌握。
5、經濟實用。縫紉機和線是極具大眾化的產品，容易買到且較為經濟。
6、便於推廣。由於縫紉機屬家用品，多數檔案人員都熟悉這種裝訂方法，因此容易推廣。

㈡ 檔案如何裝訂

檔案裝訂前，進行分類，然後選擇合適的裝訂工具：如果是長期保存的檔案，沒有後續的更新，就可選擇固定式的裝訂工具，如果後續有更新，那麼裝訂工具應選擇活動式的裝訂工具，方便後續更新檔案。每本裝訂的檔案應建立目錄！

㈢ 檔案一般用什麼方法裝訂為好

根據《幹部檔案工作條例》和《幹部檔案整理工作細則》要求，幹部檔案鑒定、分類、整理後要打孔裝訂成卷。裝訂成卷整齊、美觀、不易散失，但在實際工作中存在許多弊端： 一是對檔案的損害。現在推薦使用的幹部檔案裝具，須用打孔機打上三個0.6厘米的裝訂孔，用金屬軟釘穿扎、固定。由於幹部檔案是由學生、軍人、工人等檔案轉化而來，多次整理、多次裝訂，左側已是千瘡百孔，再加上年代久遠的紙張薄軟，許多已必須經過修補才能裝訂。 二是不方便檔案的整理。幹部檔案，不同於文書檔案，立卷後基本固定不動。幹部檔案，一人一卷，每年都有年度考核、工資變動、繼續教育等人事材料產生，每年都要將人事材料插入相應的類別、相應的位置，都需要拆卷重新裝訂，工作量較大。 三是不方便檔案的利用。幹部檔案在幹部選拔、出國培訓、離退休辦理、職稱評定、福利待遇、政審等方面利用率較高，有時需要提供復印件或原件，也需要拆卷取出單份材料復制，再裝訂起來。 四是不方便檔案的信息化管理。隨著辦公自動化的推廣，信息化進程的推進，幹部人事檔案信息化管理勢在必行，在一個系統內或一定范圍內人事檔案信息資源共享的機制在逐步建立和完善，幹部檔案的數字化成為主要的工作任務，而裝訂成卷無疑不便於掃描等技術處理。 五是不利於檔案的安全保密。對於本人或其他組織按規定查閱某份人事材料，由於裝訂成卷不得不整卷提供利用，難以控制利用者查看、閱讀其他人事材料。 六是文書檔案的歸檔整理規則已為幹部檔案的整理提供了有益的借鑒。從2000年開始，對文書立卷的方法進行了改革，簡化整理，深化檢索，實行單份文件裝訂，簡單分類，劃分保管期限，裝盒管理，便於操作，便於掌握，提高了工作效率。 幹部檔案雖然不整卷裝訂，但仍然按照幹部檔案的形成規律、整理原則、分類方法整理。允許選擇靈活、方便、科學、安全的裝訂方式，比如用封套袋、燕尾夾等將不同類別的人事材料相對固定，再裝入人事檔案盒中，好管、好用，也省時、省力。

㈣ 歸檔文件整理的整理方法

5.1裝訂
歸檔文件應按件裝訂。裝訂時，正本在前，定稿在後；正文在前，附件在後；原件在前，復製件在後；轉發文在前，被轉發文在後；來文與復文作為一件時，復文在前，來文在後。
5.2分類
歸檔文件可以採用年度—機構(問題)—保管期限或保管期限—年度—機構(問題)等方法進行分類。同一全宗應保持分類方案的穩定。
5.2.1按年度分類
將文件按其形成年度分類。
5.2.2按保管期限分類
將文件按劃定的保管期限分類。
5.2.3按機構(問題)分類
將文件按其形成或承辦機構(問題)分類(本項可以視情況予以取捨)。
5.3排列
歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內，按事由結合時間、重要程度等排列。會議文件、統計報表等成套性文件可集中排列。
5.4編號
歸檔文件應依分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章並填寫相關內容。歸檔章設全宗號、年度、保管期限、件號等必備項，並可設置機構(問題)等選擇項(見圖A1。圖中「*」號欄為選擇項，不選用時無須設置。以下同)
5.4.1全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。
5.4.2年度；文件形成年度，以四位阿拉伯數字標注公元紀年，如1978。
5.4.3保管期限：歸檔文件保管期限的簡稱或代碼。
5.4.4件號：文件的排列順序號。
件號包括室編件號和館編件號，分別在歸檔文件整理和檔案移交進館時編制。室編件與的編制方法為：在分類方案的最低一級類目內，按文件排列順序從「1」開始標注。館編件號按進館要求標注。
5.4.5機構(問題)：作為分類方案類目的機構(問題)名稱或規范化簡稱。
5.5編目
歸檔文件應依據分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄。
5.5.1歸檔文件應逐件編目。來文與復文作為一件時，只對復文進行編目。歸檔文件目錄設件號、責任者、文號、題名、日期、頁數、備注等項目(見圖A2)。
5.5.1.1件號：填寫室編件號。
5.5.1.2責任者：制發文件的組織或個人，即文件的發文機關或署名者。
5.5.1.3文號：文件的發文字型大小。
5.5.1.4題名：文件標題。沒有標題或標題不規范的，可自擬標題，外加「〔〕」號。
5.5.1.5日期：文件的形成時間，以8位阿拉伯數字標注年月日，如19990909。
5.5.1.6頁數：每一件歸檔文件的頁數。文件中有圖文的頁面為一頁，。
5.5.1.7備註：注釋文件需說明的情況。
5.5.2歸檔文件目錄用紙幅面尺寸採用國際標准A?4型(長×寬297mm×210mm)。
5.5.3歸檔文件目錄應裝訂成冊並編制封面。歸檔文件目錄封面可以視需要設置全宗名稱、年度、保管期限、機構(問題)等項目(見圖A3)。其中全宗名稱即立檔單位的名稱，填寫時應使用全稱或規范化簡稱。
5.6裝盒
將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，並填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項目。
5.6.1檔案盒
5.6.1.1檔案盒封面應標明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm(長×寬)，盒脊厚度可以根據需要設置為20mm、30mm、40mm等(見圖A4a)。
5.6.1.2檔案盒應根據擺放方式的不同，在盒脊或底邊設置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項，並可設置機構(問題)等選擇項(見圖A4b、圖A4c)其中，起止件號填寫盒內第一件文件和最後一件文的件號，中間用「—」號連接；盒號即檔盒的排列順序號，在檔案移交進館時按進館要求編制。
5.6.1.3檔案盒應採用無酸紙製作。
5.6.2備考表
備考表置於盒內文件之後，項目包括盒內文件情況說明、整理人、檢查人和日期。
5.6.2.1盒內文件情況說明：填寫盒內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。
5.6.2.2整理人：負責整理歸檔文件的人員姓名。
5.6.2.3檢查人：負責檢查歸檔文件整理質量的人員姓名。
5.6.2.4日期：歸檔文件整理完畢的日期。

㈤ 歸檔文件整理的整理原則

日常文件歸檔的基本原則是：及時歸檔，文件齊全、完整，分類准確。

整理方法：

1、裝訂：

歸檔文件應按件裝訂。裝訂時，正本在前，定稿在後；正文在前，附件在後；原件在前，復製件在後；轉發文在前，被轉發文在後；來文與復文作為一件時，復文在前，來文在後。

2、分類：

歸檔文件可以採用年度－機構（問題）－保管期限或保管期限－年度－機構（問題）等方法進行分類。同一全宗應保持分類方案的穩定。

(5)歸檔文件怎樣裝訂擴展閱讀：

機關文件材料不歸檔范圍是：

（一）上級機關的文件材料中，普發性不需本機關辦理的文件材料，任免、獎懲非本機關工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；

（二）本機關文件材料中的重份文件，無查考利用價值的事務性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿；無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄，機關內部互相抄送的文件材料，本機關負責人兼任外單位職務形成的與本機關無關的文件材料，有關工作參考的文件材料；

（三）同級機關的文件材料中，不需貫徹執行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；

（四）下級機關的文件材料中，供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的文件材料。

㈥ 公文歸檔的方法

當然是根據國家標准好，這都是經過實踐證明且輕質有效，統一使用的方法，不過我先給您一份我寫的，後面附上國家標准，祝成功，

文件、記錄歸檔的有關規定
1. 目的
規范公司文件、資料的管理，確保公司資料完整，便於查找。
2. 適用范圍
記錄、證書、證件、技術資料、公司文件及綜合類文件
3. 管理程序
3.1. 保管
3.1.1. 記錄的保管方法
3.1.1.1. 按記錄的編號歸類存放，能成冊的按月整理成冊，按年裝訂成卷，例如:信息反饋單、電話記錄、領料單等。
3.1.1.2. 涉及同一項目的有關記錄按項目成套保管，項目結束時，每個項目單獨裝訂成冊，按年裝訂成卷。例如:ZHHK-JL/04的管理評審系列記錄、ZHHK-JL/06的質量計劃系列記錄及ZHHK-JL/08的項目建議書一直到ZHHK-JL/11的設計和開發更改通知單等。
3.1.1.3. 除文件控制清單、記錄控制清單在文件換版時組卷外，其餘記 錄按月整理，按年裝訂成卷。
3.1.2. 證書、證件類文件的保管
綜合部負責將各類證書、證件登記編號；屬於個人的證書，復印留底後，歸還個人保管；屬於公司的證書由綜合部統一保管。
3.1.3. 技術資料的保管
技術材料，從立項開始，直至成果推廣應用各階段形成的文件材料，使用後交到綜合部保管，待成果推廣後，將所有材料裝訂成卷。
3.1.4. 綜合類文件的保管
將有一定相關性的文件整理在一起，隨時將文件歸到相應的類別，年底按類別裝訂成卷。
3.1.5. 公司文件的保管
公司文件發布後要在綜合部登記備案，年底按文件編號的順序裝訂成卷。 有保存價值的通知按公司文件處理，附在公司文件後面，按發布的日期排列裝訂。
3.2. 組卷要求
3.2.1.卷內要有目錄
3.2.2.卷要有編號
編號規則:xx--xxx

文件類別代號:記錄 —— JL
證書、證件類文件 —— 證
技術資料 —— JS
綜合類文件 —— ZH
公司文件 —— GS
3.2.3. 證書、證件類文件因經常使用，所以不用組卷，但要有目錄。證書、證件 單獨編號。

附上國家標准:

中華人民共和國檔案行業標准

歸檔文件整理規則

DA/T22-2000 中華人民共和國國家檔案局2000-12-06批准 2001-01-01實施

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1 范圍

本標准規定了歸檔文件整理的原則和方法。
本標准適用於各級機關、團體和其他社會組織。

2 定義

本標准採用下列定義。
2.1 歸檔文件
立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料。
2.2 歸檔文件整理
將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。
2.3 件
歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件 ，原件與復製件為一件，轉發文與被轉發文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復文可為一件。

3 整理原則

遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便於保管和利用。

4 質量要求

4.1 歸檔文件應齊全完整。已破損的文件應予修整，字跡模糊或易退變的文件應予復制。
4.2 整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求。

5 整理方法

5.1 裝訂
歸檔文件應按件裝訂。裝訂時，正本在前，定稿在後；正文在前，附件在後；原件在前，復製件在後；轉發文在前，被轉發文在後；來文與復文作為一件時，復文在前，來文在後。
5.2 分類
歸檔文件可以採用年度－機構（問題）－保管期限或保管期限－年度－機構（問題）等方法進行分類。同一全宗應保持分類方案的穩定。
5.2.1 按年度分類
將文件按其形成年度分類。
5.2.2 按保管期限分類
將文件按劃定的保管期限分類。
5.2.3 按機構(問題)分類
將文件按其形成或承辦機構(問題)分類（本項可以視情況予以取捨）。
5.3 排列
歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內，按事由結合時間、重要程度等排列。會議文件、統計報表等成套性文件可集中排列。
5.4 編號
歸檔文件應依分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章並填寫相關內容。歸檔章設置全宗號、年度、保管期限、件號等必備項，並可設置機構（問題）等選擇項。（見圖A1。圖示中「＊」號欄為選擇項，不選用時無須設置。以下同）。
5.4.1 全宗號:檔案館給立檔單位編制的代號。
5.4.2 年度:文件形成年度，以四位阿拉伯數字標注公元紀年，如1978。
5.4.3 保管期限:歸檔文件保管期限的簡稱或代碼。
5.4.4 件號:文件的排列順序號。
件號包括室編件號和館編件號，分別在歸檔文件整理和檔案移交進館時編制。室編件號的編制方法為:在分類方案的最低一級類目內，按文件排列順序從"1"開始標注。館編件號按進館要求標注。
5.4.5 機構（問題）:作為分類方案類目的機構（問題）名稱或規范化簡稱。
5.5 編目
歸檔文件應依據分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄。
5.5.1 歸檔文件應逐件編目。來文與復文作為一件時，只對復文進行編目。歸檔文件目錄設置件號、責任者、文號、題名、日期、頁數、備注等項目。
5.5.1.1 件號:填寫室編件號。
5.5.1.2 責任者:制發文件的組織或個人，即文件的發文機關或署名者。
5.5.1.3 文號:文件的發文字型大小。
5.5.1.4 題名:文件標題。沒有標題或標題不規范的，可自擬標題，外加"〔 〕"號。
5.5.1.5 日期:文件的形成時間，以8位阿拉伯數字標注年月日，如19990909。
5.5.1.6 頁數:每一件歸檔文件的頁數。文件中有圖文的頁面為一頁。
5.5.1.7 備注:注釋文件需說明的情況。
5.5.2 歸檔文件目錄用紙幅面尺寸採用國際標准A4型（長×寬為297mm×210mm）。
5.5.3 歸檔文件目錄應裝訂成冊並編制封面。歸檔文件目錄封面可以視需要設置全宗名稱、年度、保管期限、機構（問題）等項目（見圖A3）。其中全宗名稱即立檔單位的名稱，填寫時應使用全稱或規范化簡稱。
5.6 裝盒
將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，並填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項目。
5.6.1 檔案盒
5.6.1.1 檔案盒封面應標明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm（長×寬），盒脊厚度可以根據需要設置為20mm、30mm、40mm等。（見圖A4(a)）。
5.6.1.2 檔案盒應根據擺放方式的不同，在盒脊或底邊設置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項，並可設置機構（問題）等選擇項。其中，起止件號填寫盒內第一件文件和最後一件文件的件號，中間用「－」號連接；盒號即檔案盒的排列順序號，在檔案移交進館時按進館要求編制。
5.6.1.3 檔案盒應採用無酸紙製作。
5.6.2 備考表
備考表置於盒內文件之後，項目包括盒內文件情況說明、整理人、檢查人和日期（見圖A5）。
5.6.2.1 盒內文件情況說明:填寫盒內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。
5.6.2.2 整理人:負責整理歸檔文件的人員姓名。
5.6.2.3 檢查人:負責檢查歸檔文件整理質量的人員姓名。
5.6.2.4 日期:歸檔文件整理完畢的日期。

㈦ 二孔一線裝訂法是什麼

採用左上角「粘貼」或「不銹鋼訂書釘」裝訂，也可採用「一孔二線」或「二孔一線」的線裝裝訂法。

一般的打孔裝訂機上都有特殊的標尺並可以以此為基準來調節打孔的位置，裝訂機後面另有單板可以進行調節，一般可調節邊距是2.5CM左右，手動機器可通過機器後面的旋鈕轉動調節，自動機器通過側面的兩個旋鈕調節，對好位置後就可以打孔了。

裝訂的部位與對齊方式及注意事項：

文件裝訂時應以左、下側對齊，以便裝訂和利用。裝訂時，應將保管期限為永久的歸檔文件中去掉不符合保管要求的一般訂書釘，採用不銹鋼訂書釘裝訂。

注意採用不銹鋼訂書釘裝訂的文書檔案管理不能用微波設備進行消毒，否則可能會引起火災。或較厚的文件採用「三孔一線」的線裝方法裝訂。

㈧ 文書背面印倒了,怎樣歸檔

重新列印。將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程，文書背面印倒了，重新列印裝訂好才能歸檔。