怎樣做好文件內容

㈠ 電腦里文件太多內容又不熟悉，如何下手開始整理有什麼好方法

我是這么整理的：按文件內容做個大概的分類（比如：圖片、參考資料、管理文檔、私人文檔等）一個分類建立一個文件夾，然後可以視情況建立二級分類文件夾（比如：參考資料下設課件、電子書籍、論文等），然後把待整理文檔全部移動到一個新建的「待整理文件」大文件夾里。整理的時候，看一下要整理文件的內容，然後剪切，黏貼到適當的分類文件夾里。如果一個文件里的文檔非常多，可以用excel表格建立一個目錄，目錄里設定好指向每個文檔的超鏈接，這樣找文件只需要打開目錄然後單擊超鏈接就可以了。對於無用的文件，可以先放在一個「待定」文件夾，問過主管是否可以刪除後再刪除。還有一點就是，每次完成整理工作後，都要記得備份。
在整理的時候，可以從視頻、圖片開始，這些資料一般性質比較一致，不需要做很多分類工作。而word/EXCEL文檔可能內容閉架龐雜，需要仔細鑒別。

㈡ 怎樣做好文書工作

文書工作是一項非常嚴肅的政策性、業務性很強的工作，並且是具有機要性質的工作，也是一項很細致的文字工作。它是領導工作的重要助手，是行政管理工作的一個部分；是提高工作質量和工作效率的重要一環。
一、努力學習黨的方針政策，提高政治思想水平和業務水平，勤勤懇懇，兢兢業業，熱愛並認真做好本職工作。努力提高專業技術水平。
二、提高文書處理工作的基本技能，鑽研業務，精益求精，講求實效。
三、認真做好會議記錄，會議記錄必須真實、准確、全面、完整，字跡要求清楚，決議要求明確，對重要發言力求做到准確完整，遵守保密制度，不得隨意泄漏會議內容，會議記錄，必須妥善保管，不得外傳或遺失。
四、公文處理必須做到及時、准確、安全,實行嚴格的保密制度，保守黨和國家機密。收發、分送、傳遞、借閱、移交、銷毀等各個環節，都要嚴格執行登記制度，努力把好各道關口，做到環環有手續，件件有著落。建立收文、發文、傳閱、借閱、移交、銷毀登記薄。秘密文件當日收回、專卷保管，做到萬無一失。對於機密文件的內容不能同無關人員談論，給無關人員閱看。
五、認真負責地保管和使用好所有印章、印信。嚴格執行《印章的管理與使用制度》，保證印章的絕對安全和正常使用，防止印章被盜和濫用。
六、協助辦公室主任做好各項工作，積極主動地做好辦公室一切事務性工作，完成領導和辦公室主任交辦的其他工作。
七、及時收集活動中形成的、辦理完畢具有查考價值的所有材料。負責運用微機完成有關檔案、資料的輸入、整理、查閱等工作。
八、文件管理工作。
1、收文處理：專人拆封，堅持「行登記，後使用」的原則，收文後詳細校對來文單與文件是否相符；如有急件，急事先辦。
2、文件分類登記：來文蓋上印章後，分類登記，無論是急件、平件都需要隨到隨凳，及時分送。收文要按年度編排，注意准確，不要出現空號、重號。要求分類准確，按收文要求逐項登記清楚，貼上來文處理用紙。
3、送領導閱批：將來文分別送黨政領導閱批，黨內文件書記先批閱。
4、文件傳閱工作：根據領導批示意見，分別送有關處室閱文，要認真在傳閱登記簿上進行登記，閱文的同志要在登記簿上簽字，以便查找，閱後及時交回，防止丟失。密級文件要在辦公室閱文，防止丟失、泄密事件的發生。
5、文件的清理、保管和保密工作：文件立卷後，要及時提供利用，並注意防潮、防蟲、防火、防盜、防止丟失、泄漏。每逢節假日、年終前要將文件核對清點，發現短缺，及時查找，確保文件的安全。
6、文書材料的歸卷和立卷工作：當年來文，待文件結束後，即可抓緊時間分類裝訂成冊。凡是能反映學校主要教育教學活動的基本歷史面貌，對本校有長遠利用價值的檔案，處底也要分類裝訂立卷。
7、發文：負責列印材料的校對、印製、裝訂。要進行發文編號登記

㈢ 整理文件的工作怎麼做

工具材料：
文件

檔案盒

操作方法
01
將全部文件收集起來。
文件歸檔工作是按一定周期進行的，可能是一年，也可能是一個季度，因此進行歸檔工作時，首先要以年或者季度為單位，將所有文件收集齊全，確保後期歸檔工作順利進行。



02
按照相關章程進行篩選。
一般來說，沒有當前和後期參考、使用或執行價值的文件無需保存，此類文件可以首先剔除並進行銷毀，剩餘文件則可根據本機關單位關於文件歸檔管理的具體要求進行篩選。



03
劃分類別和級別。
篩選工作完成後，檔案管理人員可以先按照文件所屬部門名稱進行橫向分類，再按照上下級的隸屬關系進行縱向排列，無法劃分級別的文件，可酌情與本部門文件並列歸檔。



04
確定保管期限。
凡是在本機關實體及其職能上能構成全局程度影響的文件，均需要永久保存，其餘歸檔文件可根據其價值的影響時長及相關規章制度來預留足夠的保管期限，不可過早銷毀。



05
修繕文件內容。
對於文件中存在的疏漏或損毀等情況，檔案管理人員需要咨詢文件來源處的同事，獲取正確內容並對文件進行修補增刪，另外還需要規範文件紙張大小及裝訂物以便保存。



06
對文件進行編號。
檔案管理人員可以按照從上到下、從主要到次要的排列順序將關聯緊密的紙質文件先裝訂成一個基本單位，再按照類別、級別和時間裝訂成一個二級單位，然後用歸檔章編號。



07
裝盒並編制檢索目錄。
按照文件上歸檔章的信息將所有文件列印一份目錄，文件依次裝盒，規范填寫檔案盒上各個項目並編號，編號要統一連貫，最後匯總所有文件目錄，方便後期快速查閱檔案。

㈣ 如何做好百度文庫

做文庫內容很重要，我們做文庫的意義不僅僅是留下一個鏈接，如果我們的文檔價值很高，能得到很好的傳播的話，給我們直接帶來IP也不是很大的奢望，所以在內容方面盡量考慮文檔的可讀性、實用性，也只有達到了這兩點我們的文檔才更容易被審核通過。因為內容相關性的鏈接才是高質量的鏈接，所以我們搜集資料時要圍繞著網站的主題，一次可以搜集多點資料，以後我們在加工文檔時就會更加順手。二、 加工文檔。網路文庫只接受文檔，不像論壇那樣，直接復制文字就可以了，這里我們要把搜集到的資料加工成文檔，一般做成word或pdf即可，筆者更傾向於pdf，一方面是因為搜索引擎給的權重高些，最重要的是，pdf文檔是以電子書的形式出現的，顯得更具專業性，內容上更容易讓人信服，還有一點就是，我們留下的鏈接不會讓別有用心的人改成自己的進行二次傳播。三、這一過程一個重要的任務就是留下鏈接，內容中留言鏈接需要很大的技巧，通過率也不高，所以我們要退而求其次，我們可以把鏈接留在頁眉頁腳部分，且只留下一個純網址的鏈接。實際操作的時候，我們可以先做一個編輯好頁眉頁腳的模板，然後進行「量產」。如果是做pdf文檔，建議選擇wps軟體，這款軟體操作簡單，可以直接輸出pdf格式的文檔。文檔的標題和內容也要注意原創度，至少標題要做到不與原資料相同。四、 維護文檔。文檔發布過之後並不是沒有事了，我們要對發布的文檔進行維護。提交的文檔有三種狀態，通過的就是「公共文檔」，沒有通過的就是「私有文檔」，還有「提交中的文檔」。我們要維護的就是「私有文檔」和「提交中的文檔」，沒有通過的文檔，管理員都給出了理由（一般情況為：文檔質量低，文檔附件包含廣告，有可能侵犯他人版權等），要麼修改，要麼刪除，我建議直接刪除就可以了，因為我們做成一篇文檔費不了多少力氣，沒有必要太堅持。
希望對你能有所幫助。

㈤ 如何做好文件收發工作

建議您去網上下載一份公文管理規定，會有比較詳細的參考，我在這里只整理歸納一個大綱和重點事項（除了以下詳細的部分，至少還要有公文分類及寫作的基礎，同時要制訂一個屬於企業的公文編號規則）。
一、收文處理
1、收文處理，一般包括登記、擬辦、分辦、批辦、催辦等程序。
2、公司所有的收文，除指定某部門、分公司處理外，均由行政部（不同公司有不定的設置，例如人事部、辦公室、秘書處）指定的人員簽收、開拆、登記、呈閱、分發，並按不同類別進行分類處理。

6、公文校對應以簽發稿為准。簽發後的公文不得再作任何修改。若確需要修改，必須重新送簽。
7、公文裝訂要整齊牢固，不漏頁、錯頁、粘頁。印章蓋在年月日的中上方，上沿不壓正文，下沿略壓年月日，如正文末頁無空檔，可另起空白頁註上日期蓋章，並在該頁的左上方標注「此頁無正文」字樣。
8、各部門、分公司向公司總經理室呈送的文件，經行政部經理審核，如不符合行文的規定要求，可退回呈報單位重新報送。
9、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得擅自將文件帶離公司，不得私自復印、外傳與泄露文件內容。
三、公文的管理
1、公文要視其內容分為普通、秘密、絕密三種密級。秘密文件反映本公司內部的重要情況，只適合有關人員閱讀；絕密文件反映本公司最核心的商業機密，只在嚴格規定的范圍內傳閱，嚴禁對外泄露。對於秘密和絕密文件，必須在文件第一頁右上方註明「秘密」或「絕密」的字樣，並與普通文件分開傳遞及管理。如發現泄密造成不良影響和嚴重後果的，須追究當事人之責任。
2、公文辦理完畢後，各部門、分公司應將公文原稿和相關資料整理立卷、歸檔。上級來文、公司行文、總經理室的重要批示、外部重要來文由行政部立卷、歸檔；各部門的往來公文及總經理室領導的批復由各部門自行立卷、歸檔。
3、有關人員如需查閱公文檔案須經行政部經理同意，其中秘密、絕密級公文須經總經理室同意後方可查閱。
4、公文檔案由行政部統一管理，個人不得私自保存。檔案管理人員調離工作崗位應及時做好移交工作。
5、案卷應確定保存期限。對於超過保存期的歸檔文件，經過鑒別和主管同意，可定期銷毀，秘密、絕密文件應經總經理室批准後方可銷毀。銷毀的文件應進行登記，由二人監銷，確保不丟失，不漏銷。

㈥ 論如何提高機關公文文秘處理水平

公文處理工作是機關實現職能、處理工作的重要形式和手段，它的工作量大、面廣、頭緒多，稍有不慎就會出現紕漏。如何提高機關的公文處理水平，我認為應從以下五個方面做好工作。

一、夯實基礎，嚴謹規范地做好文件的登記工作

文書處理要堅持集中統一管理的原則，這就要求文書人員一定要嚴把收文關口，認真做好文件的簽收登記工作。無論是下發的文件、通知，平級單位發來的函件，還是下級報送的請示、 報告 ，都應做到專人來統收、統辦、統管，以便於規范管理、查閱利用。有的單位或部門，文件簽收不定人，對於每天來自各方面的文件，辦公室的幾名工作人員，每人都能拆閱文件，這樣會導致文件遺失或接收不及時，因此，正確的做法一是指定專人，二是及時登記。文書人員對來文核對無誤後，要快速簽收，然後詳細登記。目前，大都採用電子表格登記(即excel 表格)，蓋簽收章、編流水號並准確填寫公文處理單，送部門負責人簽批。

二、嚴細認真，善始善終地做好文件存放和歸檔工作

公文辦完後，文書人員要把這些文件有序地存放，也可把一些重要的文件歸類存放，比如涉及本單位改制的、單位名稱更換的以及領導職務任免的可以單獨存放，這樣查找起來方便;還有一些將來要歸檔而且利用率較高的文件，也可復印多份或掃描成電子版存放於電腦里，以備查取。年終根據文書立卷、歸檔的有關規定，及時分類整理，定期向檔案部門移交。歸檔工作是文書處理的最後環節。文書人員要站在對歷史負責的高度，認真做好每份文件的歸檔工作。

三、嚴守保密制度，認真做好文件的安全__

在機關公文運行中， 經常涉及到一些秘密事項的內容，文書人員要嚴格按照《中華人民共和國保密法》的要求，積極做好涉密文件的各個環節工作。嚴格按照文件自身的保密要求和閱知范圍辦事，在運行和處理中妥善保管。文書人員是涉密文件的直接接觸者，必須牢固樹立保密觀念，時刻注意並經常檢查自身的言行，辦理好、保護好自己每一份涉密文件，確保安全保密。

四、把握領導批示，科學有效地做好文件的傳閱工作

為便於領導更好地批示，文書人員要根據實際情況需要做好文件的分類疊放工作。就是要把來文按一定的類別、一定的內容擺放在一起呈領導閱批。一般將最重要的文件放在上面，依次類推。那麼哪些文件是最重要的呢? 標準是什麼?

這就需要文書人員必須先閱讀一下文件的內容，將那些與本單位有直接關系的文件放在最上面，而那些關系不大的文件放在最後。在處理過程中，要准確理解領導批示意見，凡是批示意見中涉及到的領導和部門要一一傳閱到位，不能隨意簡化傳閱程序或擴大傳閱范圍。對於呈批件，嚴格按程序辦理，對於請示件要按領導職務由低到高的順序呈批，確保級別較高的領導對其他相關領導同志的意見、態度有一個全面把握，便於拍板決策;對於報告件則要按領導職務由高到低的順序呈批，確保級別較高的領導第一時間了解情況。無特殊原因，不越位傳閱，更不能隨意顛倒文件流向。在傳閱文件的過程中，要隨時做好文件流轉的登記工作，理清領導批示內容、辦理程度等情況，做到每一份文件的處理過程都有一條清晰的運轉軌跡，便於領導在文件運轉期間隨時調閱。

五、講究時效，靈活多樣地做好文件的催辦工作

公文在傳遞、辦理過程中， 都有明確嚴格的時效要求。「及時」 是確保公文處理工作時效性的基本前提。文件傳閱時，要隨到隨辦，不積壓、不拖拉、不誤事，這是公文處理工作時效性的最基本要求。機關工作處於組織和領導地位，從某種意義上講，時效性的強弱，直接影響和決定著整個單位的工作效率。文書人員必須具有較強的時間觀念，在各個環節上盡可能化繁為簡，使文件流程簡捷，管理科學，操作手續簡便，最大限度地提高文件管理效率。送閱文件時，如果領導外出不在辦公室時， 文書人員要根據文件承辦輕重緩急情況，一方面將文件精神電話告知分管領導，一方面將文件超前性地復印給承辦部門，提前承辦，以不耽誤工作;如果領導忙於其他事項忘記批閱文件時， 文書人員要適時委婉地予以提醒。

對需要催辦事項的文件，文書人員轉辦後，要跟蹤文件的落實情況，可採用靈活多樣的形式，主動聯系對方，不能將領導批示的文件送達具體承辦部門就萬事大吉、不管不問了，而要定期對所辦的文件進行核查，跟蹤督查落實情況，杜絕文件壓誤或漏辦，確保承辦部門在要求時限內落實承辦事項。催辦可採取發催辦單或打電話詢問等形式進行，對緊急重要文件，可專人專件跟蹤催辦，切實做到事事有結果、件件有迴音。文件辦理完結，應及時註明落實單位、落實時間和落實結果，並將辦理情況進行整理後，反饋批示領導和分管領導閱知。重要文件，視具體情況，應隨時反饋。因此文書人員一定要增強時間觀念、效率觀念和程序觀念，一旦超過時限就可能錯過時機，貽誤工作，造成損失。

總之，提高公文處理水平，需要在實踐中不斷地摸索，要多 總結 、多鍛煉，做到腿勤、手勤、腦勤，要有強烈的責任感和事業心，任何一點隨意性，任何一點主觀臆斷，任何一點粗心大意，都可能會造成失誤，甚至會給企業造成重大損失。公文處理水平的高低既是對文書人員素質和能力的一種考驗，又是對公文處理精益求精的具體體現，只有公文處理水平提高了，才能真正達到「以文輔政」的作用。

㈦ 如何高效實現公司文件管理

信息化時代，企業在每一天的高速運轉中產生出大量文件，這是企業的信息化資產。但隨著這些資產數量的增加，處於一個分散的狀態而難於系統的管理運用起來，這樣長期運轉下來就會造成企業信息資產的丟失，數據信息的泄露，這給企業帶來的損失是難以估量的。企業要避免這些潛藏的信息安全隱患可以藉助市面上風頭正盛的文檔管理系統來解決這一難題。

文檔管理系統是信息化 社會 衍生出來的產物，它應運而生，專門就為了幫助企業對於信息化資產的管理，為企業內部搭建一個知識體系平台，管理企業內部各類型的文件。

下面就給大家簡單介紹一下市面上較為普遍易度文檔管理系統對於企業文檔管理是如何進行的。

我現在任職的崗位涉及技術類型和銷售類型的工作，雖然你我公司性質和業務范圍可能不一樣，但是面臨的問題都一樣，每天不同項目或不同客戶產生文件眾多，如何進行區分，如何有效管理是一個比較棘手的問題，必須引起足夠的重視，有條件的公司會購買使用專業的管理軟體，但是對於多數中小型的企業來說都是人工自行管理，簡單經濟。下面就說一說我的一些具體做法。

一、分類制度

建立完善的分類制度。文件雖然眾多，但是文件的性質卻是有限的，根據性質進行分類。分類具有層級關系，先進行大方向的分類，再向下逐步的細分。

1、大方向分類

這個很容易理解，是銷售文件、技術文件還是合同文件等，文件夾命名具有統一的格式。

2、細節分類

例如技術文件，我們一般都是按項目進行分類，每個項目命名一個文件夾，所有文件夾都是以日期開頭，在電腦上按名稱排列，以詳細信息進行查看，這樣就比較符合我們日常以時間節點去查看項目的習慣。文件更需要以時間開頭命名，正式版本或外發版本在名稱後面加括弧備注。

二、規范備案

無論每天產生多少文件都按要求做好記錄備案，有時候往往會因為備案不及時，搞不清文件的先後順序或者是不知道某一文件的應用項目或者客戶，所以要避免這種情況的發生。

三、匯總建表

單單靠上述做法是不夠的，有時需要進行建表匯總分析，尤其是涉及的一些外發文件，備案是一方面，還需要登記記錄，記錄內容包括:收件人信息如姓名郵箱電話等、發件日期、發件內容等，通過表格統一記錄篩選，方便查詢。為項目建立各種檔案，了解項目在進行過程中各個重要細節，這樣無論事情過了多久，你都會通過電腦記錄的內容知道中間過程的具體情況，更知道某個文件的用途、版本以及日期等。

文件管理是一個比較復雜的工程，不同公司不同崗位不同人員適合的文件管理的方式方法也不盡相同，關鍵在於找到適合自己的管理方式。我是星球CEO，希望對你有所幫助，同時也希望有不同見解的網友評論指教。再次感謝！

廣告公司確實文件比較多，單是修改過的圖片海報就數不勝數，占著硬碟的空間還不能刪除，關鍵就是想找的圖找不到，不想再看到的天天出現在你的面前，讓人頭疼。

我總結了以下幾點，希望你從裡面能得到一點幫助

1，在硬碟里完美分區

圖片，文案，ppt等都匯總以下，或者一個公司一個文件夾的放置，每一個公司裡面再細分幾個文件夾，分別放圖片，文案等等，我覺得這樣是比較直觀的，比較容易找到。

2，設置好圖片或文案的名稱

很多時候我們設計出來的圖片海報都會修改，還有些時候改來改去客戶又會說還是原來的好。所以我們要給每一個文件起一個好記又容易找到的名稱。這里我舉一個小例子：某某公司讓我做了一個海報設計，設計完成後我給圖片命名為 某某公司海報原稿 ，交給客戶看後不滿意，改這里，改這里，改這里，聽完客戶意見後繼續修改，第一次修改後命名為 某某公司海報001 第二次是 某某公司海報002 等客戶滿意後命名為 某某公司海報定稿 。就這樣，分層次的命名文件，當客戶再不滿意的時候會容易找到點。

2，補充一點

很多時候海報設計師每個月或每個季度就會重新設計一番，頻繁的也有一周一次，那麼，就某某公司的海報設計命名方式還是不能分別出來是什麼時候設計的，當然也可以看屬性的日期，但是太麻煩了 乾脆在命名的時候直接添加好日期吧 某某公司海報180306001 名稱的意思是18年3月6日第001號設計。

3，老文件太多，硬碟吃不消了。

做設計的電腦永遠是嫌棄硬碟小的，素材，修改稿，圖冊，海報，等等太多了 又都是高清大文件，很占空間，我們可以把一些老文件或者很久用不到的文件上傳到雲盤里，公司可以共用賬號，也方便同事們下載。

以上內容為個人意見，希望能幫助你，能夠得到你的一個贊！？

簡單的我說幾種辦法，

window系統文件的更改，保存，都有時間的提示，可以對比找到你最新的修改文件，

還有個笨辦法，在每天辦公的文檔建立一個日期的文件夾比如說這樣的

這樣也不怕舊文檔的丟失，也可以對比修改，

還有就是介紹個軟體可以對比去重 這個軟體功能很強大！

文件管理要從檔案管理的思維出發，進行分門別類的管理。可以藉助企業的互聯網辦公軟體或簡單的電子類目錄進行索引管理。

如果不清楚的話，可以到所在地圖書館看看，實地考察看看圖書館如果進行圖書的歸類、分類及查閱。

多思考，多借鑒，按編號，按內容，按部門，按時間，按層級……建立索引並進行管理。

可以搭建雲盒子私有雲企業網盤，推薦的原因有以下三點：

彈性擴容

現代企業的文件數據都是非常龐大的，因此彈性的存儲空間非常重要。雲盒子私有雲企業網盤支持彈性擴展，硬碟即插即用。

安全存儲

雲盒子支持定時備份、加密存儲、預覽水印、外鏈期限、雲鏈加密、敏感詞過濾、我二維碼登錄、文件許可權設置等多達22項安全功能機制。保護企業文件的安全，防止數據丟失。

高效協作

你可以從雲盒子隨時隨地獲取文件，跟同事溝通，發起文件流程、提醒同事查看、發郵件……雲盒子並非簡單的文件管理，而是在文件管理的基礎上幫助大家更輕松展開協作，提高工作效率。

現在的企業大多都是無紙化辦公，紙質版的文件資料不僅難保存，處理起來也是非常瑣碎。企業採用電子版的文件後，不僅能夠提高工作效率，還很環保。

當天電子文檔積累多了之後也需要一款合適的文件管理文件來打理，實現企業高效辦公。

意暢網盤就是一款專業的企業文件辦公軟體，首先網盤能夠大量存儲企業文件並自動備份，不用擔心存儲空間和文件遺失的問題。

其次網盤的高級搜索功能能夠在海量文件中快速找到目標文件，分享文件給其他人時只需要發送一條鏈接即可。

最後意暢網盤系統對外開放標准API介面，企業已有業務系統可進行集成，讓企業文件管理和業務往來更加互通。

如今企業在實施文件管理的時候，往往把文件管理理解成文件的備份和保存，變成了一個額外的工作，且不說員工會抵觸，也沒有考慮到如何將文件管理與日常業務中的問題相結合，很多時候，往往難以達到理想的效果。

文件是每個企業都需要把控的重要核心內容，因為文件資料承載的是企業的發展記憶、經驗以及成果，很多時候，管理只是停留在個人或部門層面，這些重要的文件會因為員工的離職而丟失，因為時間推移而失去記憶，也會因為使用不規范而出現遺失、損壞，更有被惡意擴散導致形成損失的可能。

所以，會博通 可以為客戶提供將企業的各類型文件（文檔、音視頻等）均存放到管理平台中實現有序化管理，避免出現管理分散和人員流失導致的文件的流失。同時，我們也為企業提供三大管理體系：流程、許可權和借還管理體系，實現企業文件的規范化應用，解決利用不便、去向不明、被惡意擴散等尷尬情況。一般的管理軟體主要解決的是過程的管理，而會博通 是對已經轉化為成果的文件進行管理，不僅包括形成的過程管理，也包括後續傳播、變更、借還等的管理。

文件管理現在越來越受企業的重視，文件管理的本質是為了更妥善的存放文件，幫助節省後續查找的時間。想把文件集中儲存管理，那麼可以試一下這一款企業協同辦公軟體-無憂·企業在線文檔。

無憂·企業在線文檔是一款支持 開源 （提供100%源代碼）、私有化 部署 （並支持SaaS模式與PaaS模式）、支持 二次開發 的企業級在線文檔。功能齊全（表格、文檔、腦圖、流程圖等等），操作便捷，簡單易上手，無需培訓。基本能夠滿足大家全場景的高效辦公使用需求。

產品功能介紹：

開源：https://gitee.com/software-minister/jvs-knowledge-ui

登錄界面，干凈利落，沒有任何廣告（支持多模式用戶登錄，微信登錄、賬號密碼登錄、也可添加其他登錄方式）

地址：http://knowledge.bctools.cn/

在線編輯，協同辦公 ：可多人同時編輯，目前是各個大小企業辦公中必不可少的功能，協同辦公在相同成本的情況下，大大的提高工作效率

便捷操作：像書架一樣的 知識庫 的目錄及大綱功能，讓多篇文檔結構化，形成一本本像書一樣清晰易讀的知識庫，方便知識創作及沉澱。文章內容編輯時刻上手，無需培訓。

便捷操作：像書架一樣的 知識庫 的目錄及大綱功能，讓多篇文檔結構化，形成一本本像書一樣清晰易讀的知識庫，方便知識創作及沉澱。文章內容編輯時刻上手，無需培訓。

完善的許可權體系：組織、部門、菜單、角色、等許可權體系，更加適合於企業管理

高效協同，支持團隊管理，提供所有者、管理者、成員、普通遊客等多種角色控制信息分享范圍

支持多種文檔：富文本、腦圖、在線表格、畫圖等等。。。

簡單好操作的文本編輯器

功能豐富強大的在線表格，你想要的功能都有

清晰極簡的腦圖編輯

協同辦公，提升團隊效率

強大的文庫搜索引擎，輕松查找任何文檔，任何內容，更加方便

多種應用擴展，更加輕松便捷

產品核心特色：

私有化部署：提供容器化部署方案，支持公有雲、私有雲的多種模式，滿足不同場景需求，私有的才是安全的。

代碼開源，目前開源的代碼在gitee、github等代碼託管平台開源，100%源碼開放。

擴展性強，底層採用spring cloud 的基礎框架，可以擴展海量並發，並且目前除了知識庫，開發團隊正在構建私有化的視頻會議、郵件管理、任務管理等應用。

支持多種模式：支持多租戶（SaaS），也支持單租戶（PaaS）模式，後端自主控制

無憂文檔目前版本1.3，下一個版本更新，會逐漸調整以下功能：

除了上述的功能，我們接下來還將逐步開源 「項目任務管理」、「私有化的視頻會議」、「企業內部管理系統」等等一些企業級應用PaaS產品。

㈧ 如何做好學校文書檔案的管理工作

如何做好學校文書檔案管理工作
一、高校文書檔案管理中存在的問題
1、文書檔案立卷質量不高
高校檔案整理的目的就是為了保存學校在各種工作與活動中所形成的有保存價值文件材料中的原始記錄，可以為後人提供借鑒的經驗、查考憑證，也為編寫校志等提供寶貴資料，所以全宗檔案的真實、齊全、完整極為重要。檔案收集得齊全，就能准確、系統地反映出學校工作的歷史原貌；反之，檔案殘缺不齊，就不能很好地反映一所學校的工作原貌，如嚴重不齊全的，反映的將是支離破碎的情況，直接影響將來的編史修志等工作。
2、檔案材料歸檔措施不到位
近年來，隨著科技進步的加快，高校辦公自動化程度不斷提高。電腦、復印機、掃描儀等科技產品迅速普及，極大地提高了文書檔案材料的收集與處理效率。但利用現代化辦公設備形成的一些文書檔案資料，則與傳統的檔案立卷方式產生了沖突。目前，高校文書檔案資料歸檔存在著兩種傾向：一種是只存於軟盤、硬碟和光碟之中，不列印文字資料進行留底保存，很難達到長久保存的目的；另一種是只存文字性資料而不存軟盤、硬碟等電子版材料，也不利於重要文件檔案的保存。
3、管理工作人員積極性不高
有些高校檔案管理工作人員由於缺乏檔案意識和責任心，或者缺乏文書檔案管理方面的知識，致使文書在立卷過程中不符合原則、要求和方法，出現案卷保管期限劃分混亂或者造成全宗檔案收集不齊全等。例如有些管理工作人員認為一件工作做完了就算過去了，而工作中的資料在工作完成後便隨手一扔，認為沒有保存的必要，認為檔案收集工作是檔案室工作人員的事情，與自己無關。
三、解決高校文書檔案管理問題的措施
針對高校文書檔案管理工作中存在的問題，筆者談一下自己對高校文書檔案管理對策的一些看法。
1、加強高校文書工作與檔案管理工作規范的銜接
文件是檔案的前身，文件質量的好與壞直接影響到檔案的質量，沒有高質量的文件就沒有高質量的檔案，高水平的檔案管理是建立在高校文書部門規范處理文件的基礎之上的。文書人員要有非常強的檔案意識，做好文書資料的立卷歸檔。在文件處理中，要時刻想到檔案工作，實現文書、檔案工作一體化。這就要求文書人員要把好文件資料的質量關。比如紙張大小、文體格式要做到規范化、標准化，不能五花八門；嚴禁用圓珠筆、紅墨水、鉛筆、復寫紙等起草、修改、批閱文件資料等等。此外，強化「文書部門立卷」工作也是文書檔案管理中的一個重要環節，「文書部門立卷」是《中華人民共和國檔案法》中早有明確的一項基本制度，它不僅是文書工作的最後環節，也是檔案工作的開始環節，並成為真正意義上的銜接點。因此公文辦理完畢之後，文書部門或業務部門必須及時整理立卷及歸檔。只有這樣，才能實現高校文書工作與檔案管理的最佳銜接。
2、做好高校文書檔案現代化歸檔工作，杜絕錯誤傾向
辦公現代化是當今社會發展的必然趨勢。由於計算機和網路技術在工作中的普遍運用和迅速發展，公文中不可避免地將出現大量的電子文件，這些新型文件要歸檔，就必須藉助現代化的管理平台，建設一個全新的電子文件管理系統，同時讓這個系統能夠與其他信息管理系統實現信息的優化配置與共享，使得高校的文書、檔案管理工作納入到整個信息管理工作中。當現代化的辦公設施與傳統的檔案管理模式發生沖突、出現碰撞的時候，文書工作人員或檔案員必須要努力提高自身的認識，更新陳舊的觀念，不斷研究和探索在新形勢新條件下文書檔案管理的新路子、新模式，使得文書檔案管理工作不斷地向縱深領域發展，不僅要繼承傳統的優秀做法，而且做到開拓進取，與時俱進。
3、提高高校文書檔案管理人員的專業技能
高校文書檔案管理工作人員要不斷加強學習，充實和提高自己的檔案管理業務和計算機應用能力水平，要積極參加檔案業務培訓，學習檔案專業知識理論。另外，科學技術特別是信息技術的迅猛發展也對文書工作和檔案管理提出了新的更高要求，管理工作人員要充分發揮接受新知識、學習新業務的積極性和主動性，堅持素質教育、終生學習的理念，不斷提高新的學習目標、任務和要求，主動學習信息技術、現代管理等相關專業知識，掌握和提高應用計算機、外語、網路技術的能力和水平，努力打造成為管理型、技術型和復合型的專業人才。
4、提高文書檔案管理工作人員的積極性
學校首先要重視檔案管理工作，建立健全規章制度，加強檔案整理工作的檢查監督，做好宣傳工作，全面提高思想認識，促進文件材料的收集工作；其次要增強文書檔案管理工作人員的責任感，把好人員變動關、調入關。要培育文書檔案工作人員的工作熱情，提高腳踏實地、實事求是的工作作風和工作態度，把好業務技能關，要及時對從事檔案管理的專兼職人員進行檔案業務培訓。

㈨ 如何做好應歸檔文件材料的收集歸檔工作

文 件 材 料 的收 集 是 指 依據 一 定 的收 集 范 圍 ， 通 表 等 以及 上下 級機 關 、其 他 機關 針 對本 機 關主 管 業 過一 定 的方 法將 機 關單位 各 部 門和 個 人手 中有 價值 務或 密 切聯 系 的文 件 材料 是 文件 收集 的重 點 。而事 臨時性文件 ； 上級機關普 發僅供參考 、 徵求意 的文 件集 中起 來 ， 以供 歸檔 整理 工作 利用 的過 程 。 文 務性 、 件材 料 的收 集工 作 是檔 案工 作 的起 點 和基 礎 ，一個 見 、 需辦 理 的文 件材 料 ； 經會 議 討論 和 未經 領 導 無 未 單位 的歸檔 文件 是 否齊 全完 整 ，根 本 的 因素 取 決 於 審 閱 、 發 的文件 ； 般 性 文 件 的 歷次 修 改稿 ； 簽 一 無特 一 非 文件 材料 的收集 是否齊 全 。 有及 時地 、 針對 性 地 殊保 存 價值 的信封 ； 般 性 意見 的人 民來信 ； 隸屬 只 有 收集 各類 文 件材 料 ，才 能避 免 文件 的散 失 ，才 能真 機 關 抄送 的各種 文 件材 料 ； 供工 作 參考 ， 反 映本 僅 不 實、 全面 地 反映本 單位的 歷 史全 貌 和活 動 規律 ， 也才 機 關工作 活動 的文件 材料 一般 不屬 於 收集 范 圍。 能保 證本 單位 檔案 的齊 全 完整 。因此 ， 我們 一定 要認 真 做好 文件材 料 的收集 工 作 ， 點也 不 能馬虎 。 半 二、 對帳 外 文件 的收 集 文 書工 作 人 員 除 了對 機 關 公 文 的接 收 之 外 ， 還 文 件材 料 的收 集工 作 ，應 該 由文 書 工作 人 員 負 要加 強對 未及 時 歸檔 文件 的平 時收 集工 作 。這 是保 責， 在收 集 過程 中 充分 發揮 主觀 能 動性 ， 取 各種 有 證檔案齊全完整及不斷完善的有效方法 。 采 效措 施 ， 多渠 道 地把 應 該歸 檔 的文 件全 部 收集 起 來 。 以及對 那 些未及 時歸檔 的文 件 的補 充收集 。 一 「 帳外 文 件 」一般 是指 未 經 過 正 常 的收 發 文渠 文書 處 理部 門主 要 是對 本單 位 需要 歸 檔文 件 的接 收 道 ， 也沒有 進 行嚴 格 的收 發文 登記 的文件 。 這類 文件 往 往 沒 有 固定 的文 頭 ， 沒有 機關 文 件字 號 ， 也 比如會 議文件 、 統計 表 、 同、 議 書 、 話 稿 、 合 協 講 電話 記 錄及 本 單位 處理 完畢 的 公文 的收 集 、 報 總 計 歸檔 文件 材 料 的收集 主 要 是參照 國家 檔案 局 曾 機 關 內各 基層 單位 的工 作 匯報 、 告 、 結、 劃 等 。 頒 發 的 《 關 文 件 材料 歸檔 與 不 歸 檔 的范 圍》來 完 這 類 文件 主 要 由機 關領 導 或具 體承 辦 有關 事 項 的人 機 成 的。 一 員負 責擬 寫 ， 般不 經 過文 書 人 員之手 ， 作 結束 後 一 工 個 單位 在 日常 的公 務 活動 中會 產 生 大量 的文 往 往 散存在 領 導或 具體 承 辦人 員 的手 中。 件 ， 果把 它 們 全 都 作 為檔 案 保 存 ， 是 沒有 必 要 ， 如 一 集， 一般 來說 ， 須具 備三 個條 件 ： 必 一 由於機關 「 帳外文件 」 相對 比較分散， 不易控制 有 效 的措 施 ， 強對 「 外文 件 」 加 帳 的管 理 。文 書 處理 人 員 要具 有 高度 的工作 責 任心 ，積 極 主動 地 與有 關 二 是不 可 能 。哪些 文 件應 該 收集 ，哪些 文 件不 必 收 且 容 易散 失 。 因此 ， 關文 書 處理 部 門必須采 取 切實 機 是在 本單位 工 作活 動 中形成 或 處理 的文 件 。 二 是 辦理 完 畢 的文件 ， 即文 件在 文 書 處理 程 序 領 導 和各 業務 部 門加 強 聯 系 ，上 門收集 已經 形成 並 帳外 文件 」； 要經 常 向有 關領 導 和人 員 上 已經 辦理 完畢 。 從發 文機 關來 說 ， 在文 件發 出後 就 處 理 完畢 的 「 算 辦理 完 畢 了； 收文 機關 來 說 ， 有關 領 導或 部 門 宣 傳加 強 「 從 經 帳外 文 件 」 管理 的重 要 性 ， 使他 們樹 立 良 閱知 、 傳達和 辦理 後就 算 辦理完 畢 了 。 三 是對 日後 工 作 有 參 考價 值 利用 價 值 的文 件 。 辦 理完 畢 的文 件 ，一 部分 隨著 現 行辦 事 功 能 的結 束 而 失去 了存 在 的價 值 而被 淘汰 ；另一 部 分 仍有 參 考 好 的文 件 、檔 案 管理 意 識 ， 自覺 地 將工 作 中 形成 的 「 外文 件 」 料及 時 交給文 書 處理 人員 登記 歸檔 。 帳 材 三、 加強對歸檔文件材料的檢查和驗收 對 收集 來 的各種 文 件材 料 ，文 書 處理 部 門不 是 還要 進行 平 時檢 查 。 參照 歸檔 文 價 值被 選 留轉化 成 檔案 。我 們 一般 參照 《 關 文 件 收起 來 就算 結束 了， 機 材 料歸 檔 和不 歸 檔 范 圍》來 判 斷 一 份 文件 是 否 具 有 件 的質 量要 求 來檢 查所 收集 文件 的 數量 和質 量 。主 收集 的價值 。一 般 情況 下 ， 機關 的工作 計劃 、 作 要 是看 文件 是 否辦 理完 畢 、 不是 符 合收 集 要求 、 本 工 是 是 總結 、 決定 、 知 、 議 記錄 、 工 名冊 、 通 會 職 規章 制度 、 報 否齊 全 完整 ； 要 的文 件 ， 否有 領 導或 分管 領 導簽 重 是 《 電兵船 檔案 》 0 7年第 2期 機 20 41 維普資訊 http://www.cqvip.com 業務研 究 檔案 的 勘察設 計研 究院 隨著 科學 技術 的迅猛 發 展， 強企 業 資信 、 譽 下幾 個方 面進 行探 討 ： 加 信 檔案 的管 理， 樹立 良好 的企業 形象 ， 以企業 信用 帶 動 一 、 信 用檔 案 的收集 企業的不斷發展與創新尤為重要。因此做好信用檔 檔 案 是企 業 的特殊 財 富 ，是 企業 實力 的象 征和 案 的管 理 與利用 ，具有 現 實 的指導 意義 和深 遠 的影 發 展 的基石 。 業擁 有豐 富 的高質 量 的檔案 資源 ， 企 就 響。建 立企 業信 用檔 案 管理 系統 是 市場 經濟 發 展 的 具 有雄 厚 的經 濟技 術優 勢和 市 場競 爭 能力 。信 用 檔 需要 ， 可 以樹立 和提 高 企業 形象 ， 確 反映 企業 信 案 也 不例 外 ， 保證 收集 的連 續 性和 系統 性 ， 收集 它 准 應 在 要充分注意信用檔案的特點， 以區別於其他 用狀況 ， 構建健康有序的企業信用體系 ， 在促使企業 工作中， 並從相互 印證、 補充 的角度來考慮 信 用體 系 與市場 經 濟信 用 制度 的均 衡發 展 ，提 高 企 門類 的檔案材料， 業 生產 經營 的資信 水平 等方 面 發揮 更好 的作用 。 信 用 檔 案 是指 機關 、 團體 、 事 業 單位 、 會 組 企 社 信 用檔 案 的收集 范 圍 。 為 了保證 信用 檔 案 的完整 、 確和 系 統 的管 理 ， 准 織 以及 個人 在科 研 生產 、 營 管理 、 經 黨務 行政 工 作和 我們根據兵檔字 （0 36 20 ）5號文件精神 ， 20 年將 於 04 其它社會活動中直接形成的具有保存價值的各種牌 信 用檔 案 列 入 科研 課 題 ， 立 項 、 研 開 始 ， 過 調 從 調 經 匾 、獎杯 、獎 狀 和 榮譽 證 書等 反映其 獲 獎情 況 的 實 卷、 收集 ， 對獎杯、 獎狀 、 牌匾、 榮譽證書等進行整理 ， 物。 信用 檔案 具有 直觀 性 、 原始 性 、 觀性等 特 點 ， 客 它 建立 了信用 檔 案 管理 系 統 。具體 方 法 是根 據 《 國 中 向人 們展 現 了直 觀 的客觀 存在 ，與其 他 載體 的 檔案 兵器 工 業 集 團公 司信 用 檔 案 管理 暫 行 辦法 》 十 大 按 相 互 印證 ， 互補 充 ， 相 使檔 案 的 內容 更加豐 富 。 類 （． 0 單位 基 本 狀 況 ，． 位 信 用等 級 評估 ，． 同 1單 2合 我 院是 中國兵 器 工業 集 團公司 下 屬勘 察 設計 研 履 約 ，． 量 與 管理 體系 標准 認證 ，． 范經 營 與榮 3質 4規 究單位 之 一 ， 著 五十 多年 的兵工 勘察 建設 歷 史 ， 有 是 譽 ，． 費者 投 訴 ，． 位 審 計 ，． 件控 、 訴 、 5消 6單 7案 應 查 8法 9其 和 6個 科 技型 綜合 勘 察 甲級企 業 ，擁 有 國 內外 先進 設備 和 處 ，． 人 代 表個 人信 用材 料 ，． 它 ） 3 屬類 雄 厚 的技術 力量 ，其 科 技成 果在 國 內 佔有極 其 重 要 對信 用 檔 案開 展全 面 收集 ；對 過 去分 散在 各 基層 部 的地 位 ， 在各 專 業技 術方 面 都取 得 了顯 著 的成績 ， 門和 個 人 手 中的信 用 檔案 ，通 過 召開檔 案 工 作會 議 曾 獲得 了 國家 級優 秀 工程 勘察 金獎 2項 ， 獎 5項 ， 銀 銅 等 方式 ， 傳 和 貫徹 《 用 檔 案 管理 暫 行 辦 法 》， 宣 信 增 獎 8項 ， 國家 級 優 秀 科技 進 步 獎 6項及 獎 杯 、 狀 、 強廣 大職 工尤其 是 各級 領 導 的檔案 意 識 ， 明確 信 用 獎 獎 牌 等 實物 ， 一個側 面 反 映 出我 院發展 狀 況 ， 綜 檔 案 同其 它各類 檔 案一樣 ， 從 是 必須 按時 、 按規 定歸 檔 。 合 管 理和 專業 技術 水平 的最直 接 的體 現 。如何 管理 和 利用 好這 些 檔案 ， 之 發揮 其應 有 的作用 ， 使 現就 以 二 、 用檔 案 的整理 信 信用檔案 的整理、 分類 、 目工作做好 了， 能 編 才 發 ； 件材 料 的種類 、 數 、 數是 否齊 全完 整 ， 齊 重 要環 節 ， 文 份 頁 不 也是 檔案 整理 工作 的首 要環 節 。 只有 收集 全 不完 整 的一 定要 齊 ， 不規 范 的一 定要及 時糾 正 ； 文 及 時 、 選 得 當 ， 有 價 值 的 文件 都 集 中收 集起 來 ， 鑒 把 件 材料 的用 紙 、 字跡 是 否符 合規 范 ， 已破 損 的文 件應 才 能保 證 歸檔 文件 的齊全 完整 、 便 日後 查考 利 用 ， 方 予 以修 整 ，字跡 模 糊或 易褪 變 的文 件應 予 以復 制等 同時為 檔 案整 理 、 目、 定 、 管 、 用 等各 項 工作 編 鑒 保 利 等。 創造 良好 的條件 。 歸檔 文 件 的收集 ，是 文件 歸 檔整 理 工作 的一個 4 2 （ 責任編輯 朱亞宏） 《 電兵船檔案 》 0 7年第 2期 機 20