怎樣才能使文件具有效性

1. 論小型企業如何提高質量管理體系文件的有效性

對你自己的行業進行刨析，找出重點控制內容，把主要的環節的根據9001的標准嚴格執行到位，此為提高質量管理體系文件有效性的最佳方法，並且也最能出現想要的效果以及得到老闆肯定。

2. 辦公室如何合理有效的管理文件

可以使用文件管理系統來管理這些文件。
文件管理系統是針對文件管理而設計的一種應用軟體，市面上林林總總的文件管理系統很多，大致的功能是：設置操作人員，上傳並管理文件及其版本，設置人員對文件的訪問許可權（訪問、修改、讀取、刪除等等），可以控制文件是否允許下載到本地進行操作（下載後就可能失去對文件的控制）等等，這些功能應該可以滿足您對文件的管理要求。
考慮到你公司現在沒有內部的伺服器且可能沒有內部區域網，所有員工都可以上網，那麼您可以使用雲伺服器來安裝這個文件管理系統，或者直接購買某些文件管理系統的雲服務，這樣可以減少內部管理的難度。
針對您所提出的A、B兩類台帳，均使用excel表格為記錄工具，那麼就可以將操作A、B類台帳的員工分成兩個部分PA和PB（示意而已，不是正規的分類），設置PA部人員允許修改A類台帳，PB部人員允許修改B類台帳。每部人員操作完他能操作（記錄）的台帳並確認正確後，將其上傳到文件管理系統中，之後其他人員就可以查看或操作最新的A/B台帳，以完成對各類台帳的數據更新或查看。因為文件管理系統內部一般都有較為完善的版本控制功能，可以解決先後更新台帳導致的版本問題。
對於其他未台帳更新人員而言，可以設置他們允許查看或嚴禁查看台帳的許可權，或者是否可以下載到本地等等。
目前文件管理系統都比較成熟了，關鍵是需要選擇一個符合您要求的軟體或雲服務。我對這塊的價格不太熟悉，可以上網搜索並聯系供應商，確定具體的價格和功能要求，以便做出判斷或決定。

3. 為保證公司的ISO9001受控文件的有效性,要注意哪幾個方面的要求

1.編制文件控製程序，規定文件從格式、標識到銷毀過程的要求。
2.質量管理體系文件發布前應有評審、批准記錄。
3.發放時有發放記錄，以及回收、修改、作廢、處置記錄。
4.文管中心有文件台帳，接收部門應有部門文件管理台帳。
5.每年對現有文件進行充分性、適宜性、有效性評審，並及時更新。
6.建立外來文件台帳，每年對外來文件進行評審，是否需要更新。並且發放時有發放記錄，以及回收、修改、作廢、處置記錄。
大概這些了吧。

4. 實驗室如何保證所用的文件是現行有效的版本

1、實驗室有各類文件，首先對實驗室的文件進行編號，保證每份文件都有唯一的編號。
2、文件的分發
2.1、資料員應負責建立所有文件、資料的明細和受控文件目錄。
2.2、資料員應建立文件發放清單，對下發文件進行編號登記，領用人應在「文件發放回收登記表」上簽收，使下發的文件始終處於受控狀態。
3、文件的替換和更改
3.1、技術負責人應組織有關人員定期跟蹤標准或規程/規范的最新出版信息。
3.2、資料員負責文件資料有效性的確認。需要替換或更改的技術文件應由使用人提出申請, 經技術管理層批准後, 由資料員登記編號下發使用。
3.3、文件的更改申請應說明更改的理由，必要時應提出書面依據及背景材料。更改的審批應由原審批人負責。文件修訂與更改相應記錄應保存。
4、文件的作廢與銷毀
4.1、應停止使用的技術文件，由使用人提出申請，經技術負責人批准後，中止使用。
4.2、所有失效或作廢文件由資料員及時從發放或使用場所撤出，加蓋「作廢文件」印章，防止使用作廢文件；尤其在合訂本中的有關標准，有效文件應予以標明。
4.3、因為某種原因需要保留的任何已作廢文件，都應進行適當的標識；
4.4、對要銷毀的作廢文件，由相關部門填寫「文件銷毀申請單」，編制人核准後報實驗室主任或其授權人批准銷毀。
4.5、資料員應對需淘汰的文件及時清理, 集中管理。需要銷毀的文件應由資料員列出銷毀清單，書面報告實驗室領導，批准後在質量負責人監督下銷毀。
5、文件的保管、借閱及歸檔
5.1、文件均應保存適當的期限。保存期限根據文件的重要程度而定。
5.2、借閱、復印文件應填寫「借閱申請單」，由實驗室主任審批後向資料員借閱、復印；資料員填寫文件借閱登記表。
5.3、所有原始觀察記錄、計算和導出數據、原始記錄、檢測和/或校準證書副本、能力驗證報告等都屬保密文件，其借閱、復印應執行《保護客戶的機密信息和所有權管理程序》並填寫「文件借閱登記表」。需要保密的文件應由資料員設專櫃保管。
5.4、文件的歸檔應安全貯存，防潮、防火、防蟲、防遺失，編號登記保管；
5.5、超過保存期的檔案資料，由資料員列出銷毀清單，書面報告實驗室領導，批准後在質量負責人監督下銷毀。

5. PDF都是自動7天有效期嗎，如何設置永久有效的PDF文件

PDF文件是永遠有效的，如果你的PDF文件在郵箱或者網盤中，你可以下載到手機里再使用，避免網盤過期

6. 如何開展文件有效性評價

質量體系文件的有效性探討得比較少，我認為最基本的有兩點：一是：是否充分體現了標準的要求，即按照文件的規定做下來一定是滿足要求的；二是：是否具有期望的可執行性，即實際執行的效率，這可能包括涉及文件設計當中固有的職責、介面、等待、跨部門程度等要因。如有必要可郵件聯系[email protected]

7. 如何證明公安出具的文件有效性

派出所開出的證明，只要合乎規定，它的證明效力是長期有效的、法律法規另有規定的除外，但一般不能重復使用。
在派出所開出證明後，應在一定時期內，向要求出示證明的單位提供，時間長了，該單位可能不認可，因為派出所開的證明本身是臨時性，從這個角度來說，是有時效性，但沒有具體的規定，如果時間過長，接受的單位可以根據情況決定是否再接受該證明。

8. 如何在電子文件保管過程中保證其有效性

(1)歸檔電子文件的形成單位和檔案保管部門每年均應對電子文件的讀取、處理設備的更新情況進行一次檢查登記。設備環境更新時應確認庫存載體與新設備的兼容性；如不兼容，應進行歸檔電子文件的載體轉換工作，原載體保留時間不少於3年。保留期滿後對可擦寫載體清除後重復使用，不可清除內容的載體應按保密要求進行處置； (2)對磁性載體每滿2年、光碟每滿4年進行一次抽樣機讀檢驗，抽樣率不低於10％，如發現問題應及時採取恢復措施； (3)對磁性載體上的歸檔電子文件，應每4年轉存一次。原載體同時保留時間不少於4年； (4)檔案保管部門應定期將檢驗結果填入《歸檔電子文件管理登記表》。 信息來源： | 信息編發：縣政府辦公室 | 本文已被點擊〖 〗次。

9. excel進行數據有效性該怎樣設置

excel進行數據有效性是頁面布局下的功能，需要打開Excel文件後點擊數據，再點擊有效性進行設置，具體操作步驟如下：

1、將滑鼠游標任意一個Excel文件圖標上，雙擊滑鼠左鍵打開文檔。

注意事項：

1、操作第八步「滑鼠左鍵單擊來源右方的圖標」時，也可以不去選擇已有單元格，可以直接在來源下面輸入框中直接輸入需要的序列，完成後直接跳到第十二步進行操作。輸入框中輸入時需要注意使用英文的逗號隔開不同選項，若用中文的逗號隔開不會起到作用，最後只有一個選項。

2、操作第八步「滑鼠左鍵單擊序列」時，一定要選擇序列，否則最後不能下拉選擇，其他選項可以根據需要選擇設置。

10. excel2010怎麼設置數據有效性

步驟如下：

1、選擇要填的單元格，單擊數據選項卡，在數據工具欄中選擇數據有效性。